alle blogs

Van intranet naar Employee Experience Platform: wat zijn de verschillen?

Wat is nou eigenlijk intranet, sociaal intranet en digitale werkplek? Of wil je weten wat een Employee Experience Platform is? Ik schrijf regelmatig over intranet. Mocht je op zoek zijn naar de juiste termen en betekenis, lees dan dit blog een toelichting op de verschillende benamingen en de ontwikkeling die intranet doormaakt.

Het gaat niet om de term maar om de doelen die je wilt bereiken

Om direct met de conclusie te beginnen: een intranet anno nu is steeds vaker een digitale werkplek, en heeft altijd invloed op de employee experience. Intranet is wellicht de eenvoudigste variant en de Employee Experience de meest ambitieuze. De terminologie wordt in de praktijk door elkaar gebruikt. Belangrijk voor een organisatie is om zelf stil te staan bij de doelen die het intranet, digitale werkplek of communicatieplatform nastreeft. En dan kun je er daarna de naam aan geven die daarbij het beste passend is, en liever niet gewoon intranet want dat spreekt niet erg tot de verbeelding. Wil je specifieker de verschillen induiken? Lees dan vooral verder. Ik licht de termen een of een toe.

Wat is intranet?

Een intranet is een privénetwerk dat gebruikt wordt binnen een organisatie om communicatie, samenwerking en informatie-uitwisseling tussen medewerkers te faciliteren. Het is in feite een interne website die alleen toegankelijk is voor medewerkers van de organisatie. Eind jaren negentig was een intranet vooral een nieuwssite. Tegenwoordig kan een intranet veel meer functies vervullen. Het intranet kan zich richten op nieuwsvoorziening, kennismanagement, documentenmanagement, projectmanagement, werkprocessen ondersteunen en/ of interactie bevorderen. Afhankelijk van de doelen die je stelt kies je een platform en de invulling daarvan. Steeds vaker zie je een goede combinatie hiervan terugkomen.

Intranet
Oorsprong	sinds 1996
Doel	oorspronkelijk nieuwsvoorziening, maar kan nu ook veel breder zijn
Functies	nieuws in de basis, en daarnaast kan het heel breed zijn

Wat is een sociaal intranet?

In 2006 deed facebook z’n intrede in Nederland, ook kwamen er blogs en wiki’s. Daarop geïnspireerd ontstond het sociaal intranet, waarbij profielen en interactie centraal kwam te staan. Kenmerkend hierbij zijn de sociale functies zoals profielpagina’s, statusupdates en andere interactieve tools die helpen bij het verbinden van medewerkers onderling. Door traditionele top-down communicatie aan te vullen of te vervangen met meer bottom-up benaderingen, kunnen medewerkers van alle niveaus hun ideeën en bijdragen delen, waardoor betere samenwerking en kennisdeling ontstaat. Denk aan facebook of LinkedIn voor jouw organisatie.

Sociaal intranet
Oorsprong	sinds 2009
Doel	onderlinge dialoog en interactie staan voorop
Functies	sociale functies zoals profielpagina’s, statusupdates, blogs en andere interactieve tools

Wat is een digitale werkplek of digitale workspace?

Een digitale werkplek, ook wel digital workspace genoemd, is een geïntegreerde en persoonlijke digitale omgeving die medewerkers gebruiken om hun werk uit te voeren. De term digitale werkplek wordt vanuit IT bedoeld als alle hardware en software, maar in het kader van intranet is de digitale werkplek een centrale hub waar medewerkers toegang hebben tot de tools en applicaties die ze nodig hebben om productief te zijn en samen te werken met collega’s. Het doel van een digitale werkplek is om de productiviteit te verhogen, de samenwerking tussen medewerkers te verbeteren, en de toegang tot informatie en kennis te vergemakkelijken. Dit kan leiden tot een verbeterde efficiëntie en effectiviteit van de organisatie als geheel. Denk aan functies als snelle toegang naar belangrijke software, integraties met systemen, algoritmes om je te helpen sneller informatie te vinden, dashboards

Een digitale workspace en een digitale werkplek worden vaak door elkaar gebruikt en betekenen over het algemeen hetzelfde. In essentie verwijzen beide termen naar een digitale omgeving waarin medewerkers werken, communiceren en samenwerken. Sommige mensen gebruiken de term digitale workspace echter om een meer moderne en geavanceerde vorm van de digitale werkplek aan te duiden. Een digitale workspace kan bijvoorbeeld kunstmatige intelligentie en machine learning bevatten, waardoor het werk van medewerkers nog efficiënter en effectiever kan worden gemaakt.

Digital workspace
Oorsprong	sinds 2020
Doel	productiviteit en samenwerken
Functies	snelle toegang naar belangrijke software, integraties met systemen, algoritmes om je te helpen sneller informatie te vinden, dashboards

Wat is een Employee Experience Platform?

En dan is er nog een nieuwere term, namelijk de Employee Experience Platform. Microsoft introduceerde de term in 2022 om de Viva Suite toe te lichten. Hierbij zie je communicatie (nieuws, dialoog, samenwerking), leren en welzijnsapps samen komen. Er zijn nog allerlei andere sofware-aanbieders die nu ook deze terminologie hanteren.

Steeds meer organisaties erkennen het belang van een positieve werkomgeving om talent aan te trekken en te behouden. De aandacht voor de employee experience is de afgelopen jaren toegenomen. Hierbij gaat het om een geïntegreerde aandacht voor communicatie, samenwerking, leren, erkenning en welzijn.

Een Employee Experience Platform is een softwareoplossing ontworpen om de ervaring van medewerkers binnen een organisatie te verbeteren. Het biedt tools en functies om communicatie, samenwerking, leren, erkenning en welzijn te ondersteunen. Het doel is om een positieve werkomgeving te creëren, de betrokkenheid te vergroten en de productiviteit te verbeteren. Kortom, het is erop gericht om een organisatiecultuur te stimuleren waarin medewerkers zich gewaardeerd en gemotiveerd voelen. Waarbij de digital workspace vaker vanuit IT gestuurd wordt, zie je bij Employee Experience een bredere benadering waarbij HR en communicatie in de lead zijn.

Employee Experience  Platform
Oorsprong	sinds 2022
Doel	medewerkerservaring staat centraal, aandacht voor leren en welzijn, naast productiviteit en samenwerken
Functies	integratie met learning management systemen, wellbeing monitoring, interactie, profielen, expertises, AI, persoonlijke instellingen

 

Intranet, sociaal intranet, digitale werkplek en employee experience platform

Samenvattend zie je hier de verschillen op een rij:

Ken je nog andere termen die ook uitleg nodig hebben? Laat het me vooral weten.

Intranet staat niet op zichzelf

Een belangrijk punt dat ik wil meegeven is dat een intranet nooit op zichzelf staat. Het is onderdeel, of de basis van een digitale werkplek, en van een breder communicatielandschap. Wij pakken dit altijd op vanuit een kanaalstrategie. Wat wil je met interne communicatie bereiken? Welke middelen en activiteiten passen hierbij? En dus ook welke rol speelt intranet? Deze stappen doorlopen doen wij met het Interne Communicatie Canvas. Het is goed om daar aandacht aan te besteden bij de selectie en inrichting van een nieuw platform. Ik houd in de blogserie de term intranet aan, voor het gemak en omdat het nog steeds de meest gebruikte term is.

• Bekijk de 10 stappen naar een nieuw intranet hier:

  1. Stel een goed projectteam samen
  2. Maak een businesscase en bepaal het budget
  3. Omschrijf waarom je een nieuw intranet nodig hebt en formuleer de doelen
  4. Onderzoek wat medewerkers écht willen
  5. Stel de visie op interne communicatie vast
  6. Breng het communicatie- en IT-landschap in kaart
  7. Bepaal met user stories de functionele eisen van een intranet
  8. Maak een implementatie- en adoptieplan
  9. Onderzoek het landschap van intranetaanbieders
  10. Maak een governanceplan, meet en evalueer