Voorkom de uitputtende eindejaarssprint

Het einde van het jaar nadert en we racen weer op weg naar de kerstvakantie. Het is ook wel ieder jaar hetzelfde liedje. Uitspraken als: “Het lijkt wel alsof de wereld vergaat in het nieuwe jaar”, “Dat moeten we nog even aftikken” of woorden als: “een eindejaarssprint”. Het voelt aardig onrustig en ik vraag me af: is dit nodig? Werken we op deze manier efficiënt en soepel samen? Of kan het ook anders?

In deze blog neem ik je mee in de wijsheid van alles om ons heen: de seizoenen. Waar veel dieren hier slim mee omgaan, lijken wij deze cycli soms totaal vergeten te zijn. En dat is zonde, want ik denk dat we stukken sterker kunnen samenwerken als we hier bewuster mee omgaan.

Leren van de seizoenen: voor jezelf, je team en je organisatie

De seizoenen om ons heen zijn een gegeven. En de natuur en seizoenen om ons heen hebben invloed op ons mentale gesteldheid. Waar de zomer en de lange, lichte dagen energie kunnen geven, nodigen de donkere dagen in de winter uit om uit te rusten. Toch staan wij in de donkere dagen vroeg op en gaan weer volle kracht aan het werk tot de feestdagen zich aandienen.

• In lijn werken met seizoenen | Klik hier om te lezen hoe de oude bewoners van Ierland dit deden
  Afgelopen zomer was ik op familiebezoek in Ierland. Daar bezochten we de ‘Dromberg stone circle’. Een soort mini stonehedge. Op het eerste gezicht lijkt het een verzameling stenen. Het bijzondere is dat de Ieren tussen 1100 en 800 voor Christus deze steencirkel hebben gemaakt. Het werd gebruikt voor ceremonies en rituelen. Ieder jaar op 21 december (de winterzonnewende) schijnt de zon precies door het midden van de cirkel, waar het altaar (zie foto) belicht wordt. Die zonnewende was een belangrijke tijd, omdat het de kortste dag en de langste nacht van het jaar markeerde. Het was een tijd van vernieuwing, aangezien vanaf dat moment de dagen begonnen te groeien. Mooi om te hoe de mensen van toen de zonnestand gebruikten in hun manier van leven en hiermee bewust stilstonden met hun jaarlijkse tradities en rituelen.

  

Respect hebben voor ons ritme

Een balans in seizoenen kan je ook plotten op organisaties en projecten. Denk bijvoorbeeld aan:

• Lente | Inspiratie: de tijd van nieuwe ideeën zaaien, hier ontstaan nieuwe projecten en nieuwe energie.
• Zomer | Actie: Het is langer licht en de zomertijd nodigt uit om energiek aan de slag te gaan om voor het resultaat. Deze ‘zomer-energie’ trekken we het liefst het hele jaar door. Tot we op(gebrand) zijn.
• Herfst | Integratie: het oogsten van successen. Wat waren de resultaten? Welke momenten nemen we om successen te vieren? Zeg eens eerlijk, hoe veel tijd neem jij hiervoor?
• Winter | Reflectie: tijd voor reflectie. Het wordt donkerder. Een ideale tijd voor verstilling en reflecteren: wat ging goed? Welke patronen belemmerden? Waar wil ik afscheid van nemen? Wat willen we volgend jaar? “Wie heeft daar in godsnaam tijd voor?!” Maar ja, zonder bewuste reflectie, hoe zorg je dat je echte, krachtige resultaten behaalt volgend jaar?

Tips voor wintertijd in organisaties

1. Neem tijd voor reflectie

• Individueel: hoe is jouw energie nu? Hoe is het afgelopen jaar geweest? Wij doen bij de Otters vaker een jaarreview uit het boek Grip – het geheim van slim werken. Deze stelt vragen op verschillende niveaus, zowel werk als privé. Rick Pastoor, de auteur, biedt op zijn site een Miro-template voor de jaarreflectie aan.
• Collectief: breng het ecosysteem van jouw team in kaart. Hoe is de energie in de organisatie? Stroperig? Zwaar? Vastgelopen? Of juist opgewekt? Waar zijn kansen? Hiervoor heb je alleen een papiertje, wat stiften en tijd met elkaar nodig. Benieuwd hoe?

• Klik hier voor instructies voor de ecosysteem-oefening
  Tip: breng de organisatie-energie in kaart via een Organisatie Netwerk Analyse. Dit kan je zelf uittekenen. Hoe is de energie in de organisatie? Stroperig? Zwaar? Vastgelopen? Of juist opgewekt? Waar zijn kansen? Pak een papier, zet een cirkel in het midden de naam van je organisatie begin de interne relaties op te schrijven aan de rechterkant. Daarna ga je over naar het in kaart brengen van buiten aan de linkerkant.

  

  

  Begin dan de lijnen te leggen tussen de relaties. Dik en kleurrijk is gezond, energiek en duurzaam. Dik en grijs ondermijnt een gezonde organisatie. Dunne lijnen zijn zwakke connecties, zoals de teamleden die minder werk-privé-balans hebben. Breng het daarna in perspectief: denk de komende dagen na: waar stroomt de energie? Waar zit een energielek? Welke techniek helpt bij de samenwerking en wat zorgt voor frustraties? Welke manier van vergaderen zorgt voor een boost? En wanneer is de energie na een vergadering ver te zoeken?

  Je bent altijd zelf een facilitator van een gezond ‘organisatieleven’. Breng het ecosysteem in kaart, analyseer de knopen in het netwerk (zoals je ook weleens pijnlijke knopen hebt in je lichaam als je te lang hebt stilgezeten achter je computer) en ga in gesprek en haal op hoe het beter kan. Hoe ervaren je collega’s dit? Waar heb je zelf invloed op verandering in te brengen? En wat kan je met elkaar betekenen om vastgelopen energie te doorbreken?

2. Benut de tradities en (overgangs)rituelen

Eén ding waar we als organisaties wel goed in zijn – zijn de winterborrels, Sint-gedichtjes en nieuwjaarsevenementen. Zonder dat we het bewust doorhebben, hebben we hier al tradities en rituelen gecreëerd waarbij we onszelf ruimte geven om stil te staan bij het afgelopen jaar.

Bij de gemeente Haarlem en Zandvoort organiseren we nu voor het vierde jaar op rij de Wisselbokaal. Tijdens de winterborrel wordt een prijs uitgereikt voor de collega of het team dat het mooiste voorbeeld heeft in de samenwerking, dienstverlening en het werken volgens de organisatiewaarden. In de weken vooraf zijn collega’s al druk aan het inzenden, is er onderlinge energie om hun favoriet in de top 5 te stemmen en op het moment zelf spreekt een directeur waardering uit aan de genomineerden. En als ritueel reikt de directeur natuurlijk de bokaal uit voor de gelukkige in kwestie die de bokaal voor een jaar met trots bezit. Het is een mooi moment om stil te staan bij wat wij waarderen.

In een eerdere blog en tijdschriftartikel schreef ik hoe je bewust rituelen maakt – zeker in tijden van verandering een essentieel element om mensen mee te nemen. Rituelen zweverig? Helemaal niet! Lees hoe rituelen je organisatiecultuur versterken.

3. Laat los van wat niet meer dient

Afronden van zaken is heel belangrijk. Sven Goedbloed, expert in leiderschap, vindt dat we hier als projectleden of managers vaak best slecht in zijn. We gaan halfslachtig om met afsluiten – er is een reorganisatie geweest en we praten niet over wat medewerkers dan achter moeten laten, maar blikken vooral vooruit, op de toekomst. Of we weten eigenlijk ook niet precies wat die ene collega doet – maar niemand heeft het erover. Gevolg: enorme lekken in energie en productiviteit. Van welke werkprocessen of werkwijzen nemen we afstand? Welke reguliere vergaderreeksen hebben echt effect en bij welke zit je gewoon omdat het nou eenmaal in je agenda staat? Een oefening die je met je team kan doen is de Doorgaan-Starten-Stoppen-methode. Als je kijkt naar waar jullie mee bezig zijn geweest: wat gaat goed en wil je mee doorgaan? Wat wil je graag laten ontstaan? En een hele belangrijke – waar stoppen jullie mee? En dan het jaar daarop natuurlijk terugkijken of dat ook is gelukt.

4. Sta stil bij successen

Ik zie ook een patroon in organisaties: van overheid tot commerciële organisaties – waarom vinden we het zo moeilijk om stil te staan bij onze successen? Bij de dagelijkse successen? We zien dingen vaak als ‘normaal’ en willen daar niet overdreven of opschepperig over doen. “Doe maar normaal, dan doe je al gek genoeg.” Alleen zie je dat organisaties die focus hebben op het versterken van je sterke punten, dat 67% van medewerkers gemotiveerd is. En bij de organisaties die focussen op wat vooral niet goed gaat en op het steeds ‘repareren‘ van slechte punten is gemiddeld maar 2% gemotiveerd (!) (Bron: Gallup).

Inmiddels weten we dat betrokken medewerkers ook zorgen voor betere prestaties en resultaten, dus jouw rol als (communicatie)adviseur is het uitlichten van dat wat al goed gaat in de organisatie! Denk bijvoorbeeld aan zo’n jaarlijkse award, of (her)introduceer het fysieke medewerkersmagazine met verhalen uit de organisatie. Wij maken weleens infographics aan het eind van opdrachten met de behaalde resultaten van het project.

Of wacht niet tot mensen weggaan, maar blok een overleg voor afscheidsspeeches voor elkaar. Juist omdat je elkaar NU waardeert. Zo jammer als je dat pas hoort als je weggaat. Huib schreef hier een mooie blog over met een voorbeeld van een organisatie die dit toepast.

Hoe veel ruimte geef jij aan de verschillende cycli in werk?

De seizoenen hoeven niet per se overeen te komen met het letterlijke seizoen – je hebt deze cycli ook in je projecten. De vraag is hoe veel ruimte je hieraan geeft. Blijf je volle energie in de actieve (zomer)-modus zitten, of neem je ook tijd om je successen te oogsten en stil te staan bij het project? Laat het me weten via lisa@orangeotters.nl.