alle blogs

Voorkom stress bij de update van MS Teams: concrete tips voor adoptie

Als Microsoft Teams gebruiker merk je dat Microsoft gevraagd (en steeds vaker ongevraagd) nieuwe dingen introduceert. Soms zijn het kleine wijzigingen die je makkelijk meepakt. De nieuwe MS Teams Chat functionaliteit die binnenkort de standaard wordt, is echter wel wat anders. Het is een verandering in de navigatie, waardoor jijzelf en/ of je collega’s flink de weg kwijt kunnen raken. Dus Communicatie en IT, werk aan de winkel om hierover te communiceren. Daarover deel ik hier concrete stappen voor adoptie.

Wat gaat er veranderen in MS Teams?

Als je gewend bent aan de oude interface van MS Teams, zie je dat er een aantal veranderingen is in de indeling en knoppen. Het maakt onderdelen makkelijker toegankelijk, maar enkele vertrouwde onderdelen verdwijnen. De meest opvallende wijziging is het samenvoegen van Chat en Teams in 1 icoon. Het Teams icoon in de linkerbalk verdwijnt. Je ziet hieronder de ‘gescheiden’ versie, en de nieuwe ‘gecombineerde’ versie. Verder verwijs ik je naar mijn andere blog: Update MS Teams chat en kanalen: wat gaat er veranderen?

Stappenplan adoptie

Mensen houden in de basis niet van verandering. Zeker wijzigingen die gewoontes doorbreken kunnen stress en weerstand veroorzaken. Deze wijziging van MS Teams is in mijn ogen net te groot om gewoon te laten gebeuren. Bespaar je collega’s de stress en bereid hen voor door ze hierin mee te nemen. Zonder het te groots en meeslepend te maken. Hier volgt een aanpak in 9 stappen:

1. Zorg eerst dat jezelf snapt wat er gaat veranderen en vraag de Public Preview aan. Dit is handig voor IT, Communicatie, en anderen die betrokken zijn bij het organiseren van de adoptie. Als je allemaal begrijpt wat het inhoudt, kun je het moment van de switch bepalen.
2. Beschik je over een groep ambassadeurs of key-gebruikers per afdeling? Plan dan een uitleg van een uur met deze groep. Na de uitleg kun je deze groep ook de Public Preview geven, zodat ze het zelf uitproberen voordat iedereen het krijgt.
3. Een andere optie is dat je een specifiek team kiest dat als eerste over gaat. Switch dan dit eerste team naar Public Preview. Je kunt hun ervaringen gebruiken in de communicatie, en zij kunnen dan ook helpers voor andere collega’s zijn.
4. Plaats een week voor de switch een bericht op intranet. Zorg dat je de uitleg simpel houdt. Belangrijkste uitleg is de filters naar Chat en Teams/ kanalen, zodat mensen niet verdwalen. En biedt ook de mogelijkheid om het terug te zetten naar hoe het was. Plaats daarnaast ook een bericht op jullie social intranet (of stuur een nieuwsbrief), waarbij je duidelijk maakt wie de ambassadeurs zijn, of het hulpteam, waar je terecht kan voor vragen.
   Stel prioriteiten: leg de nadruk op de belangrijke veranderingen. Alle extra features kun je later communiceren.
5. Plaats een afteller op intranet om de aandacht een week lang te vestigen op de aankomende wijziging.
6. Om te zorgen dat de leiding van de organisatie goed meegaat, is er vaak net iets meer 1-1 aandacht nodig. Als het goed is zijn management-assistenten ambassadeurs, zodat zij na de switch even 1-1 met hun manager kunnen zitten voor een toelichting.
7. Start de switch voor iedereen en zorg dat je dit moment zelf kiest. Je bepaalt de switch door de medewerkers tijdelijk op Public Preview te zetten. De wijziging wordt dan binnen 24 uur voor iedereen zichtbaar. Voordeel hiervan is dat je niet afhankelijk bent van de willekeur van Microsoft, maar dat je de verandering en de bijbehorende communicatie makkelijker zelf kunt timen.
   TIP: Nadat je de Public Preview hebt omgezet krijgen de medewerkers een welkomstbericht van Microsoft. In dit bericht wordt in stappen uitgelicht wat er gaat veranderen. Dat is handig. Een gebruiker kan dit bericht 3x wegklikken voordat ze werkelijk overgaan naar de nieuwe versie. (NB ervaring is wel dat de meesten, als ze hierop niet zijn voorbereid, dit snel wegklikken, dus daar volledig op vertrouwen is niet voldoende)

   

8. Een week na de switch kun je een poll delen (op je social intranet of via Teams) om te peilen hoe de overstap is gegaan, en of er nog vragen zijn.

9. Plaats een week na livegang een bericht op intranet. Licht de ervaring van een aantal collega’s uit, en geef meer details over welke nieuwe features erbij zijn gekomen die je collega’s ook kunnen proberen. Dit komt nu beter aan omdat er als het goed is geen onrust is ontstaan over de overstap.

Succes

Het is duidelijk: er staan de nodige veranderingen voor de deur in MS Teams:

• Kanaalchats bij je privéchats.
• Nieuwe filters.
• Chat previews.
• Je favoriete kanalen op een rij.

Het is belangrijk om te weten dat je zelf keuzes kan maken. Bij verandering is het wel zo prettig dat je zelf ook mee kan sturen. Dit geldt dus ook voor je collega’s, aan wie je de updates uitlegt. Ik hoor graag of het stappenplan voor de adoptie je verder heeft gebracht. Veel succes!

Als je goede of minder goede ervaringen hebt in deze overstapt, dan hoor ik het graag. Laat het weten via dit gesprek op LinkedIn. En sowieso leuk om te sparren over de aanpak van adoptie bij digitalisering.