Hoe haal je waardevolle inzichten uit MS Teams voor interne communicatie?

Data en communicatie. Het kan ingewikkeld lijken, maar dat hoeft niet! Met twee uur per maand kan jij al waardevolle inzichten ophalen uit Microsoft Teams. Lees een compacte case: hoe analyseer je Microsoft Teams als intern communicatiemiddel en welke interventies kan je inzetten om de adoptie te verhogen? Zo kan jij voor jouw organisatie eenvoudig vaststellen wat goed gaat en waar verbetering in nodig is. Steeds meer organisaties gebruiken Microsoft Teams. In 2022/2023 zijn er al meer dan 320 miljoen gebruikers in ruim 1 miljoen organisaties (Demandsage, 2023). Maar het gaat niet overal even soepel. En hoe weet je of je goed bezig bent en hoe je er meer uit kunt halen? Daarover vertel ik je graag meer.

Een voorbeeld: interne communicatie verbeteren met data uit Microsoft Teams

Ik neem je graag mee in een concrete case van een organisatie met 126 medewerkers. Deze organisatie vroeg ons mee te helpen met een nieuwe stevige basis voor interne communicatie. Daarvoor startten we met een onderzoek naar interne communicatie om de ervaringen, behoeften en wensen bij medewerkers op te halen. Vanuit deze input ontwikkelden we een visie op interne communicatie en stelden we een gewenste interne communicatiemiddelenmix op. Daarin speelt Microsoft Teams een grote rol voor de interne communicatiefunctie ‘samenwerken bevorderen’. We zoomden specifiek in op Microsoft Teams, omdat dit communicatiemiddel tijdens corona in raptempo geïmplementeerd is zonder uitgebreide aandacht voor adoptie. Ook is de organisatie in die twee jaar verdubbeld in het aantal collega’s. Dat leidt ertoe dat medewerkers niet goed weten via welk middel ze wat kunnen communiceren en terugvinden, maar ook dat elk team een eigen manier van digitaal samenwerken hanteert.

De communicatiedoelen van de organisatie

• (Digitale) dialoog in de organisatie verbeteren om samenwerking over teams heen te stimuleren voor meer werkgeluk en tijdswinst bij hoge werkdruk;
• Medewerkers weten welk kanaal ze wanneer en voor wat gebruiken, zodat informatie sneller gevonden wordt;
• Uitfaseren van privé-communicatiemiddelen voor zakelijke doeleinden.

Microsoft Teams kan als intern communicatiemiddel bijdragen aan het behalen van deze doelen.

• Specifieke data uit het onderzoek naar interne communicatie
  
  1. 30% van de medewerkers heeft behoefte aan hulp bij het ontwikkelen van digitale vaardigheden;
  2. Medewerkers gebruiken gemiddeld 5 uur per dag een laptop of mobiel voor werk. Andere tijd gaat naar werk zonder laptop, zoals face-to-face gesprekken en cursussen geven.
  3. Kaders voor interne communicatie worden gemist: er zijn geen duidelijke afspraken en beleid ontbreekt. Medewerkers benoemen nadrukkelijk de onduidelijkheid rondom Microsoft Teams, terwijl het communicatiemiddel het hoogst scoort in waardering. De slechtste waardering is voor e-mail. Medewerkers uit sommige teams ervaren een overvloed aan e-mails, terwijl anderen aangeven daar minder last van hebben door de komst van Microsoft Teams.
  4. Teamcommunicatie ervaren medewerkers als goed en gemoedelijk. Buiten het team zijn medewerkers minder goed van elkaar op de hoogte. Hierdoor is informatie slecht vindbaar en ontstaat er onnodig dubbel werk. Ook gaat samenwerking tussen teams moeizaam, doordat ieder team een eigen manier van communiceren en samenwerken hanteert.
  

Heldere vragen om tot heldere antwoorden op te halen

Om te ontdekken wat de potentie van Microsoft Teams is, en waar we konden bijsturen, doken we de data in. We wilden het volgende ontdekken:

• Maken we optimaal gebruik van Microsoft Teams? En hoeveel medewerkers…
  • … maken gebruik van de chatfunctie?
  • … gebruiken hun telefoon voor Microsoft Teams?
  • … voeren (video)gesprekken en vergaderingen?
  • … maken gebruik van kanaalberichten? En hoeveel reacties worden daarop gegeven?
  • … zijn voorlopers in het digitaal werken met Microsoft Teams?

Resultaten uit de rapporten Teamgebruik en Gebruikersactiviteit

Om antwoord te geven op bovenstaande case deel ik de belangrijkste ruwe data in een tijdsbestek van 30 dagen:

Conclusies: wat gaat goed en wat kan beter?

We kunnen de aanname bevestigen dat Microsoft Teams nog niet optimaal wordt benut.

• Zo zijn er 11 collega’s die geen enkel telefoongesprek voerden via Microsoft Teams.
• Ook heeft 40% de applicatie nog niet op hun telefoon. Vanuit deze situatie is het makkelijker om privé communicatiemiddelen te gebruiken dan iemand een chatbericht te sturen via Microsoft Teams.
• Uit het onderzoek naar interne communicatie bleek dat privé communicatiemiddelen en e-mail in sommige teams veel wordt gebruikt en Microsoft Teams nauwelijks wordt ingezet voor samenwerken en interne communicatie.

Het versturen van kanaalberichten gaat goed en mogen meer medewerkers doen.

• De helft van de medewerkers plaatste een bericht in een kanaal.
• Toch zijn 12 medewerkers verantwoordelijk voor 52% van de berichten. Dat betekent dat daar nog winst te behalen is. Via de enquête en interviews wisten we al dat deze communicatie niet via kanalen loopt, maar vaker via 1-op-1 chats, telefoon, e-mail of privé communicatiemiddelen.

Er zijn voorlopers in het gebruik van Microsoft Teams als 1-op-1 intern communicatiemiddel.

• Ongeveer 20 collega’s weten hun collega’s via chat en (video)bellen goed te vinden.

Van data naar tips: onze aanbevelingen in deze case

1. Creëer een kader voor interne communicatie waarin Microsoft Teams het middel wordt voor onderlinge 1-op-1 communicatie en samenwerken binnen en buiten teams

Hiermee pak je vanuit jouw afdeling de rol van facilitator om medewerkers beter te laten communiceren. Zo ontstaat er duidelijkheid over waar welke informatie medewerkers kunnen halen en brengen. Een infographic kan al een laagdrempelig informatief middel zijn om het kader toe te lichten aan medewerkers. Daarnaast helpt het duidelijk te maken wat het kader inhoudt. Denk aan een sessie op een medewerkersdag of aanhaken bij een teamoverleg. Hier bespreek je samen concrete ervaringen van de huidige manier van intern communiceren. Vervolgens bespreek je voorbeelden van gewenste interne communicatie en hoe je daar samen naartoe kan werken. Zo kom je samen tot handelingsperspectief. Voorbeeldgedrag is hier ook een belangrijke factor. Het helpt om leiders mee te nemen in de kaders, ze te coachen waar nodig en zelf het goede voorbeeld te geven.

2. Zorg voor training in efficiënt digitaal werken voor diegenen die achterlopen en hebben aangegeven hulp te willen krijgen

Digitale apparaten zijn niet meer weg te denken uit ons leven. We vergeten te snel dat niet voor iedereen geldt. Ook mogen we er niet vanuit gaan dat ‘digital natives’ altijd op eigen kracht systemen eigen kunnen maken. Door het aanleren van nieuwe digitale vaardigheden te faciliteren, laat je niemand achter. Dat kan op verschillende manieren. Denk aan een buddysysteem. Waar de een iets leert van de ander over digitale handigheid, kan de ander iets leren over hoe je positie krijgt in een organisatie. Ook e-learnings waar medewerkers zelfstandig kunnen oefenen aan de hand van snelle leuke opdrachten over het systeem werpen vruchten af.

3. Zet ambassadeurs in vanuit de voorlopers

Een kleine groep (20%) medewerkers zorgt voor een aanzienlijk deel van het Microsoft Teams-gebruik. Voor het verbeteren van digitale onderlinge contacten en samenwerking is het aan te bevelen om vijf ambassadeurs van de in totaal 26 huidige voorlopers te benoemen. Zij kunnen andere collega’s in de organisatie stimuleren om meer in contact te staan en samen te werken via Microsoft Teams.

4. Geef specifieke aandacht aan adoptie voor Teams op mobiel

Uit interviews haalden we op dat medewerkers veel gebruik maken van privé communicatiemiddelen. Om dat te verminderen, adviseerden wij om een campagne op te zetten gericht op de overstap naar Microsoft Teams op mobiel. De voorlopers kunnen hierbij helpen door persoonlijke blogs te delen over de voordelen van de overstap. Meet de effectiviteit van de campagne aan de hand van het aantal gebruikers op iOS en Android, en blijf in gesprek met collega’s om de data juist te interpreteren.

5. Stimuleer leiders een actieve rol te pakken.

Laat leiders binnen samenwerkingen actief communiceren via kanalen. Dit draagt bij aan open communicatie over teams heen, omdat informatie voor alle of geselecteerde collega’s zichtbaar wordt. Als ‘sociale omgeving’ een invloedrijke factor is om mensen in beweging te laten komen, dan is dit een mooi voorbeeld om te delen met de organisatie.

Conclusies

Door het gebruik van de data uit MS Teams konden we beter advies geven over benodigde interventies rondom Microsoft Teams voor samenwerking en interne communicatie. Dit hebben we gecombineerd met het uitzetten van een vragenlijst, want om inzicht op het grotere geheel te krijgen was alleen kijken naar Microsoft Teams data uiteraard niet voldoende.

Data kan ingewikkeld zijn, maar dat hoeft niet. Toen ik hier de eerste keer in dook, had ik ongeveer vier uur nodig om vast te stellen welke data ik waar kon vinden en wat ik ermee kon. Ga in gesprek over jullie doelen van interne communicatie. Willen jullie efficiënter en soepeler online samenwerken via Microsoft Teams? En zo ja, dan kan je nu maandelijks binnen twee uur meten hoe samenwerken binnen Microsoft Teams gaat en hoe je het nog verder kan versterken.

Zelf aan de slag? Volg deze drie stappen en haal de data uit Microsoft Teams op

Hopelijk ben je net zo enthousiast als ik geworden om aan de slag te gaan met de data. Daarom deel ik drie stappen om je op weg te helpen. Zo kan jij zelf ook de data uit Microsoft Teams halen.

Stap 0: formuleer de juiste doelstellingen en weet welke data je wilt ophalen

Hoe en waarvoor gebruik je Microsoft Teams? Hoe valt het middel in je kanaalstrategie? Het helpt om duidelijke communicatiedoelen vast te stellen vanuit de organisatiedoelen. En de doelen ook te koppelen aan ieder kanaal. Dus welk doel heb je als organisatie met het werken met Microsoft Teams? Denk bijvoorbeeld aan samenwerken bevorderen en onderlinge sociale digitale contacten versterken. En/ of het verhogen van productiviteit.
Om te meten in hoeverre je doelen weet te behalen, is het slim om meetbare doelstellingen te formuleren. Hiervoor kan je denken aan:

• [Aantal] actieve teams;
• [Aantal] medewerkers gebruiken Teams via hun mobiel;
• ‘Microsoft Teams als intern communicatiemiddel in het algemeen’ scoort 4 uit 5 sterren;
• ‘Microsoft Teams verbetert de communicatie tussen mijn collega’s’ scoort 4 uit 5 sterren;
• ‘Ik heb makkelijk toegang tot kennis en informatie’ stijgt van [aantal sterren] naar 4.

Verder richt je je vanuit intern communicatieperspectief op bepaalde relevante data. Bijvoorbeeld:

• Welke teams en kanalen het meest actief zijn;
• Hoeveel documenten er worden gedeeld;
• Hoeveel berichten er worden verstuurd;
• Hoeveel minuten men met elkaar belt/videobelt;
• Hoe vaak en hoelang iemand een beeldscherm deelt;
• Op welke apparaten gebruik wordt gemaakt van de applicatie.

Elk lid van een Microsoft Teams-team kan de data van dat team inzien. Deze vind je naast de naam van het Microsoft Teams-team -> drie puntjes -> ‘Team beheren’ -> Analyse. Hierin kan elk lid inzien van hoeveel gebruikers er zijn en hoeveel posts, reacties en vermeldingen er zijn geplaatst. Handig voor leidinggevenden én als je informatie van een specifieke voorloper wilt weten. In de praktijk zal je het minder vaak gebruiken, omdat we voor het meten van Microsoft Teams als communicatiemiddel liever kijken naar het totaal van de organisatie.

• Wat is het verschil tussen een Teams-team en Teams-kanaal en chatkanaal?

  Een Teams-team maak je aan wanneer je met een grote groep mensen samen werkt aan een doel. Dat kan de gehele organisatie zijn of een bepaald thema of programma. Een Teams-kanaal maak je aan binnen het Teams-team. Zo kan je voor elk onderwerp, afdeling of project binnen het thema of programma een kanaal aanmaken. Als voorbeeld: wij hebben het Teams-team Orange Otters Bureau. Daarin hebben wij de kanalen zoals PR & Marketing, Teamoverleg, Werving & Selectie. Daar heeft iedereen toegang tot. Ook heb ik via de chat een groepschat met mijn leidinggevenden voor mijn ontwikkeling. Dat kanaal is afgeschermd voor andere collega’s.

Stap 1: verander je rol in Microsoft 365 naar ‘Reports reader’

Neem contact op met de administrator van Microsoft 365 in jouw organisatie. Vaak is deze rol belegd bij ICT. Je kan vragen of zij jou de rol kunnen geven van ‘Reports reader’. Zo kan jij de rapportages inzien van Office-applicaties. Een nadeel: de rapporten zijn beschikbaar als ‘alleen lezen’. Wanneer je grafieken wilt maken, vraag je de administrator om een rapport uit te draaien en deze met jou te delen.

Stap 2: Op naar het Admin Center

Is de rol van Reports reader voldoende en heb je die toegewezen gekregen? Ga naar het Admin Center.

Stap 3: Data ophalen

Microsoft Teams toont de data in twee verschillende rapporten. Het verschil zit in hoe je de data gaat gebruiken. Wil je inzicht in de data per Teams-groep en de bijbehorende kanalen, bijvoorbeeld om te zien hoeveel posts in verschillende Teams-groepen worden geplaatst? Dan kies je voor Team Usage/Teamgebruik. Wil je liever de data verkrijgen per individuele gebruiker, bijvoorbeeld om te zien hoeveel chats elke geanonimiseerde gebruiker stuurt? Dan kies je voor User Activity/Gebruikersactiviteit.

Belangrijk: Microsoft voegt nooit de inhoud van berichten, e-mails en OneDrive toe aan rapportages. Ook zijn individuele gebruikers geanonimiseerd. Alle inhoudelijke informatie blijft persoonlijk en is niet inzichtelijk voor anderen.

Klik op ‘Alles weergeven’. Bij ‘Rapporten’ vind je twee opties: Ingebruiknamescore en Gebruik.

1. Bij Ingebruiknamescore kan je inzien hoe goed jouw organisatie het doet op onder andere communicatie, vergaderingen en samenwerken in vergelijking tot de benchmark.
2. Bij Gebruik kan je duiken in alle data van alle Office-apps. In dit geval kies je voor Microsoft Teams.
   • Bij Gebruikersactiviteit vind je alle data over kanaalberichten, chats, 1-op-1 gesprekken en vergaderingen.
   • Bij Teamgebruik vind je alles over kanalen en hoeveel berichten er per kanaal worden geplaatst.
   • Bij Gebruik van apparaat vind je alle data over via welke devices medewerkers gebruik maken van Microsoft Teams.

Veel succes en voel je vrij om jouw inzichten te delen!

Hopelijk heb ik je geïnspireerd meer te doen met data. Ook is het mogelijk dat er nog meer manieren zijn om data uit Microsoft Teams te halen. In dit blog deelde ik de optie die mij het makkelijkste leek. Heb jij een andere manier? Laat het me weten! Ben je in Microsoft Teams gedoken? Dat vind ik leuk om te horen, dus stuur me een bericht via LinkedIn of een e-mail!