Webinar: dialoog online
Waarom webinars?
Kinderen overleggen met elkaar via een groepschat. Steeds meer grootouders spreken met hun kleinkinderen via Skype. Ik heb vrienden met een afstands-relatie die tijdens het koken allebei de laptop open zetten en elkaar bijpraten over de dagelijkse beslommeringen. Toch worden er nog veel bijeenkomsten georganiseerd waar collega’s elkaar ‘live’ tegenkomen. Waarom zou je met al je collega’s bij elkaar komen in een conferentiecentrum als de techniek aanwezig is om dat online te doen. Dat scheelt reistijd en veel geld. Dus ook bij werksituaties rukt de virtuele communicatie op. Voor vergaderingen kan je een online conferentie hebben, via je ipad of met een prachtig geoutilleerde digitale vergaderruimte met schermen. Medewerkers van Facebook kunnen wereldwijd één keer per week een uurtje inloggen om vragen te stellen aan hun CEO Mark Zuckerberg.
In plaats van grote bijeenkomsten zijn online vergaderingen mogelijk. Webinars werden al veel gebruikt als marketing en opleidingsinstrument. Nu komt het ook steeds meer in beeld om de dialoog aan te gaan met grote groepen medewerkers. Een handige vorm om het topmanagement zichtbaar en herkenbaar te maken voor de medewerkers in het land. En andersom natuurlijk. De ruimte voor dialoog is groter dan bij een klassieke bijeenkomst. Wanneer werken deze vormen goed? Welke varianten zijn er? En welke randvoorwaarden moeten in een organisatie aanwezig zijn om deze vormen van dialoog en kennis delen goed te laten verlopen? Dit artikel verkent de mogelijkheden.
Webinar bij de Belastingdienst
Op 28 januari 2013 heeft de Belastingdienst een Webinar georganiseerd om beleidsplannen uit te diepen met enkele honderden managers. De top van de belastingdienst vond het belangrijk dat managers goed op de hoogte waren van de nieuwe plannen. Ook omdat juist deze managers een belangrijke rol spelen om de plannen te bespreken met hun achterban. Bij de belastingdienst werken in totaal 30.000 mensen.
In een informele setting werden de DG Belastingen en de Algemeen Directeur van de Belastingdienst bevraagd door een interne presentator. De plannen waren bij de managers op papier al bekend. Het webinar werd gebruikt om die plannen kritisch te bespreken. De presentator had een belangrijke rol om vragen en twijfels bespreekbaar te maken. De honderden deelnemers aan het webinar, die ’s avonds om 20.00u gewoon thuis met een kop koffie achter hun laptop in konden loggen, werden op verschillende manieren betrokken: ze konden tijdens het webinar reageren op meerkeuze poll-vragen, waarvan de reacties direct in beeld verschenen en waar de sprekers direct reageerden. Een andere vorm was de mogelijkheid vragen te stellen. Die vragen werden door een panel van 40 interne deskundigen direct beantwoord. Veel gestelde vragen werden door de voorzitter van het panel doorgespeeld naar de presentator. Zij stelde die vragen direct in de uitzending aan de directeuren.
Zowel deelnemers in het land, als de leden van het vragenpanel waren zeer te spreken over de werkvorm. 97% zou een volgende keer weer deelnemen. De sessie kreeg een rapportcijfer 8-. Hadden mensen veel nieuws gehoord? Misschien niet. Maar het onderwerp was veel meer gaan leven. En de deskundigen die de vragen beantwoorden hadden een beter beeld gekregen wat er leefde in de organisatie.
Verschillende vormen
Bij webinars zijn verschillende vormen denkbaar. Een webinar kan variëren van een soort intern college aan collega’s tot een groots interactief seminar. Net waar je behoefte aan hebt. Het is dus belangrijk dat je van te voren goed bedenkt wat voor resultaat je met het webinar wil bereiken. Er zijn verschillend dimensies die bij een webinar een rol spelen.
Online of met publiek: Bij een webinar staat het contact met de sprekers in de studio (en het vraag/antwoordteam) met de mensen online centraal. Deelnemers kunnen de bijeenkomst vanuit hun werkplek of vanuit huis volgen via hun computer.
Het is natuurlijk mogelijk een congres of grote bijeenkomst met veel deelnemers te organiseren die live gestreamd wordt voor online publiek op een andere locatie. De bijeenkomst is dan hoofdzaak, streaming is een extraatje. In dat geval spreken we van een webcast.
Monoloog of dialoog: webinars zijn ontstaan met het idee online informatie te verschaffen over een product of dienst. Vaak is er dan sprake van een monoloog van de ‘verkopende’ partij, waarbij het beperkt mogelijk is vragen te stellen. De vertaling naar interne situaties zijn interne opleidingen of online lezingen.
Het wordt voor interne communicatie interessanter als deelnemers aan het webinar deel kunnen nemen door het beantwoorden van poll-vragen waar direct op wordt gereageerd in het webinar, of de mogelijkheid om vragen te stellen aan een Q&A-team dat zijn werk meer achter de schermen doet.
One to many of many to many: Een webinar is eigenlijk one-to-many. De persoon in de studio is zichtbaar voor alle deelnemers, maar hij of zij ziet de deelnemers niet. Ook is er geen sprake van contact tussen deelnemers. Dat laatste is technisch wel mogelijk (afhankelijk van de omvang van de groep). Dan kunnen de deelnemers elkaar zien en ook met elkaar communiceren. In dat geval is eerder sprake van een groepschat. Een communicatievorm die weer een eigen dynamiek oplevert.
Niveau van perfectie: Eigenlijk is een webinar voor een paar 1000 euro te organiseren als je gebruik wil maken van je eigen webcam of van eenvoudige studiofaciliteiten die door webinar-bureaus worden geboden. Het wordt kostentechnisch én organisatorisch een ander verhaal als het webinar wordt verzorgd vanaf de eigen vergader locatie met bijbehorende camera’s, licht en visagie. Een webinar kan richting live TV-uitzending gaan, waarbij alles strak is gescript en geregisseerd.
Spontaan of gescript: Hoe hoger het niveau van perfectie dat men wil bereiken, hoe eerder zaken gescript zullen worden. Dat geldt ook voor de wijze van interactie. Bij een klein webinar kunnen live vragen worden gesteld en polls worden ingestart, maar het is ook mogelijk een vragenpanel te organiseren waarbij alle vragen zijn voorbereid en gescript en goedgekeurd door verantwoordelijke managementlagen.
Naar mijn idee past het bij het gebruik van nieuwe media en HNW als het webinar wat informeel van vorm is. Bijvoorbeeld geen toespraak van de directeur, maar een vraaggesprek met een (interne) journalist. En de mogelijkheid om vragen te stellen aan een panel tijdens de uitzending, zonder al de mogelijke antwoorden van te voren te scripten. Hoe groter de groep toehoorders en hoe gevoeliger het onderwerp, hoe groter de behoefte zal zijn om toch meer regie te houden op het verloop van het webinar. Dan is het aan te raden om goed na te denken over de indeling van het webinar. Alleen maar kijken naar ‘talking heads’ is na een kwartier al saai. Het is dus aan te bevelen wat variatie in het programma aan te brengen. Daar zijn verschillende vormen voor denkbaar. Denk aan het al eerder genoemde tussentijds stellen van poll-vragen waar deelnemers direct op kunnen reageren, het tussentijds schakelen naar het panel om te horen of er nog brandende vragen uit het land zijn waar plenair live in de uitzending op wordt geantwoord, en toelichtende fimpjes om nieuwe beleidskeuzes toe te lichten.
Een webinar is minder geschikt om ingrijpende veranderingen aan te kondigen. Tijdens een webinar zitten de deelnemers meestal thuis achter de computer, zonder collega’s. Bij slecht nieuws is het belangrijk dat ze de mogelijkheid hebben om met collega’s nieuws te delen en te verwerken. Een webinar is daar minder geschikt voor.
Webinars in het beleidsproces
Een webinar kan op verschillende momenten in een beleidsfase worden georganiseerd:
0.1: Een webinar als een brainstorm in het begin van het beleidsvormingsproces, om te peilen wat voor onderwerpen er leven onder alle lagen van de organisatie waar men graag antwoord op zou willen hebben. In deze fase kan het een open gesprek zijn met de leiding, zonder dat er een bepaald doel wordt nagestreefd. Bijna een ‘Open Space’ online. Een open inventarisatie.
De centrale vraag is: “Waar zouden we het komend jaar meer aandacht aan moeten besteden?”
0.2: Als de kaders al iets duidelijk zijn kan je ook denken aan een meer gerichte brainstorm naar aspecten van een bepaald onderwerp dat vervolgens verder wordt verwerkt.
de centrale vraag zou zijn: “We moeten bezuinigen (of meer geld binnen halen), wat zijn methoden om dat doel te bereiken?”
0.5 de Peiling: Er zijn verschillende varianten van een beleidsvoornemen uitgewerkt en die worden nader besproken en welke variant op de meeste steun kan rekenen van de medewerkers. Om wat meer de diepte in te kunnen gaan zouden hier ook versnellingskamer-achtige werkvormen kunnen worden verwerkt.
De vraag: “Wat zijn de voors en tegens van deze drie varianten? (en aan het einde) “Welke variant zou jullie voorkeur hebben, gezien de discussie, en waarom?”
0.9 Toetsing van een plan dat al verder is uitgewerkt: Het beleidsplan is vrijwel gereed. Het resultaat wordt besproken met medewerkers om te kijken of het verhaal nog verder is te versterken.
Hierbij is de vraag: “Wat vinden jullie van ons voorstel? Waar hebben jullie suggesties voor verbetering?”
1.0 Toelichting: Het plan is gereed en goedgekeurd. Het webinar heeft tot doel om vragen rond het nieuwe beleid met medewerkers te bespreken. Tevens kunnen zaken rond de invoering van het beleid aan de orde komen
Hier is minder sprake van een open vraag, insteek is eerder: “Hebben jullie de keuze begrepen en kunnen jullie hiermee uit de voeten?”
1.2 Evaluatie: een webinar kan ook goed werken om te evalueren.
De vragen zijn: “Zijn de doelstellingen van beleid bereikt? En hoe kijken we terug op het proces?”
Webinars voor educatiedoeleinden
Een webinar is ook heel geschikt voor (ondersteunende) educatieve doeleinden. Als deelnemer krijg je de docent(en) en de bijbehorende slides en/of prezi in beeld. Een prima vorm om op afstand instructie te geven aan anderen. Deze vorm van onderwijs is wel eenrichtingverkeer. Het is voor de docent lastig om in te schatten hoe de leerstof over komt bij de deelnemers. Deelnemers kunnen wel vragen stellen, maar daar is niet altijd direct op in te spelen. Het is ook de vraag of er echt sprake moet zijn van een ‘live’ webinar, of dat de informatie online beschikbaar is. Veel organisaties gebruiken educatieve webinars in combinatie met andere vormen van educatie. Bijvoorbeeld om deelnemers op te warmen voor een cursus, of om ze na afloop op de hoogte te houden van nieuwe ontwikkelingen.
Het gebrek aan contact kan worden opgeheven door geen gebruik te maken van een webinar, maar van een videoconferentie. Videoconferentie geeft studenten de mogelijkheid te leren door deel te nemen aan een 2-richtingen communicatie platform. Bovendien kunnen docenten en sprekers van over de hele wereld aan colleges worden toegevoegd in ver afgelegen of anderszins geïsoleerde locaties. Ook voor educatieve webinars geldt, dat de concentratie na een uur afneemt. De hoeveelheid lesstof zal dus op de beschikbare tijd moeten worden aangepast.
Tips
Bij de organisatie van een webinar kunnen de werkzaamheden uit onverwachte hoek komen. Even wat zaken op een rij, zonder de pretentie compleet te zijn.
Techniek bij ontvangers
Medewerkers die deelnemen aan een webinar moeten in staat zijn het webinar op hun PC, laptop of iPad te volgen en horen (let op: geluidskaart nodig!). Niet alle systemen ondersteunen nu de iPad, dus dat is een check waard. Ook is het handig om te kijken of de bedrijfsserver het aan kan als iedereen tijdens werktijd een webinar gaat volgen. Veel bedrijven kiezen het zekere voor het onzekere en organiseren een webinar in de avonduren, zodat medewerkers het webinar thuis kunnen volgen.
Techniek op locatie
Om de uitzending ongestoord te kunnen laten verlopen is er ook wifi en voldoende bandbreedte nodig op de plek van uitzending. Het klinkt simpel, maar in veel vergaderlocaties blijkt het lastig om met de beheerder of ICT deze bandbreedte te regelen. Als je een hoog niveau van perfectie nastreeft zijn goede camera’s, licht, extra microfoons en eventueel een camera en microfoons in de zaal met het panel noodzakelijk.
Het panel
Om de uitzending ongestoord te kunnen laten verlopen is er ook wifi en voldoende bandbreedte nodig op de plek van uitzending. Het klinkt simpel, maar in veel vergaderlocaties blijkt het lastig om met de beheerder of ICT deze bandbreedte te regelen. Als je een hoog niveau van perfectie nastreeft zijn goede camera’s, licht, extra microfoons en eventueel een camera en microfoons in de zaal met het panel noodzakelijk.
Voorbereidingen
Een webinar staat niet op zichzelf. Inbedding in een bredere aanpak is dus van belang. Daarbij is het goed om te realiseren dat bij succesvolle inzet er een nieuwe vraag kan worden gecreëerd. Een webinar als ‘me-too’ middel. Blijf dus alert op de mogelijkheden en beperkingen van het instrument. Naast de techniek (zie boven) zal veel aandacht uit moeten gaan naar de voorbereiding van de sprekers. Het is heel anders om voor een groep managers te staan dan voor een camera. Zorg dat de sprekers getraind zijn in hun kernboodschap en dat ze hebben kunnen wennen aan camera’s en licht. Ook als je kiest voor de interview-vorm is die training van groot belang. Webinars zijn ‘live’ vergissingen en versprekingen zijn dus niet te corrigeren. Kijk ook in welke volgorde en op welke manier verschillende thema’s aan de orde komen. Dat biedt zowel sprekers als techniek zekerheid.
Huib Koeleman
