Online werkvormen als jobcrafting
In de afgelopen maanden hebben we als Orange Otters allerlei online varianten voor werksessies ontwikkeld. Online werkvormen als jobcrafting, verandercommunicatie, luistersessies, creatieve sessies. Het kan allemaal online. En dat was dit jaar al fijn om te ervaren. Dat het werk, min of meer gewoon, door kon gaan. Maar ik merk ook dat het méér dan tijdelijke alternatieven zijn. Ik zie verschillende voordelen die ik graag vast wil houden. Als voorbeeld beschrijf ik in deze blog hoe we onze workshop jobcrafting online hebben gemaakt en wat ik in vergelijking met de liveversie als pluspunten zie.
Jobcrafting
Onze workshop jobcrafting is bedoeld om communicatieteams te helpen hun taken beter in te richten. Zodat er meer tijd overblijft voor taken die echt belangrijk zijn. We hebben daarvoor, geïnspireerd door Mark van Vuuren en zijn boek Mooi Werk, een workshop ontwikkeld waarin je door jobcrafting, het boetseren of bijstellen van jouw rol, haalbare keuzes kunt maken. De opzet van deze workshop is dat je eerst met elkaar trends en de eigen ambities bespreekt. Volgende stap is het inventariseren van huidige taken. Wat doe je dagdagelijks? Wat zijn de tijdslurpers? Wat is de top 10? Dan komt het gezamenlijk boetseren van de functie. We doorlopen daarvoor een levensgroot jobcraftingspelbord. Je krijgt daarin prikkelende vragen en uitdagingen over de top 10 taken. Hoe relevant is die taak nu echt voor klant, organisatie, jouw eigen ontwikkeling? Op basis van de vragen helpt de groep met het vinden van oplossingen. Collega’s krijgen punten voor hun bijdrage aan de vragen van de andere spelers. De uitkomst is een plan van aanpak om jouw functie relevanter te maken.
Online jobcrafting
Voor het inrichten van een online spel gebruiken we Microsoft Teams en het online visuele samenwerkplatform Miro. Op Miro werk je samen met post it’s, mindmaps, door verbindingen te leggen, te tekenen en bijvoorbeeld te stemmen op wat er allemaal op het bord geplakt is. Het programma is intuïtief en voor de meeste mensen redelijk makkelijk om mee te werken. Wij gebruiken een consultantsversie, waarop we ook onze klanten op dagbasis toegang kunnen geven. Het programma biedt veel bruikbare templates voor borden om op te werken. Wij hebben voor jobcrafting een eigen template ontwikkeld.
Op de afbeelding zie je het bord. Dat wordt spelenderwijs ingevuld. Het begint bij het opsommen en waarderen van de huidige taken. Daarna worden de 10 belangrijkste in het midden van het spelbord geschreven. Het spel wordt gespeeld volgens een aantal eenvoudige spelregels. De speler beantwoordt vragen. Collega’s geven tips en tops. De speler plaatst de meest bruikbare tips in het eigen jobcraftingplan. De collega die de meeste of best bruikbare tips heeft gegeven wint het spel.
Nieuwe dynamiek
De kern van het spel is de dynamiek tussen spelers. Samen de taken ordenen. Een open gesprek voeren over hoe jouw werk nu is ingevuld. Elkaar tips en tops geven. We hebben in oktober voor het eerst online jobcrafting gespeeld. De dynamiek online was eigenlijk beter dan in de liveversie. Dat komt volgens mij omdat iedereen mee kan schrijven en de post it’s met de tips en tops door de speler makkelijk te verplaatsen zijn. Dat komt de flow van het spel ten goede, want in de live variant moet de speler zelf al spelend meeschrijven. De deelnemers van onze online jobcraftingsessie reageerden positief: “Uiteraard gaat er niets boven live meetings, maar inhoud was leuk, afwisselend en interessant.
Voordelen op een rij
Handig aan het samen online werken is dat het ingevulde bord na afloop ‘meegenomen’ kan worden. We sturen daarvoor het bord als afbeelding naar de deelnemer. Zonder printkosten is het spel en ook het eigen jobcraftingplan veel makkelijker te gebruiken. Geen reiskosten, geen printkosten. Goed om ons van dat voordeel bewust te zijn.
Wat ook telt is dat de acht uur die voor het livespel staat online niet mogelijk is. We hebben daarom online jobcrafting over twee dagdelen verdeeld. En zagen dat deelnemers daardoor meer aandacht kunnen geven aan het op een rij krijgen van hun belangrijkste taken. En het is ook minder vermoeiend, want acht uur achter elkaar praten, staan en lopen is behoorlijk intensief. Inmiddels hebben we deze les dan ook maar doorgevoerd voor de liveversie!
Lessen trekken uit corona
Online werkvormen als jobcrafting hebben zo hun pluspunten: betere dynamiek en gemakkelijker voor de speler, minder reizen en printkosten, en dat in een effectief tijdsslot. Ik verwacht daarom dat we deze online sessie zeker blijven aanbieden.
Want gaan we na corona vooral op de oude voet verder? Of kunnen we lessen trekken en daar blijvend ons voordeel mee doen? Dat zijn vragen die me bezighouden. Ik zou het goed vinden als we ook daadwerkelijk nadenken over hoe we na corona willen leven. Mag het misschien met minder reistijd en met beter gebruik van tools voor online samenwerking? En op een hoger niveau, maar dan niet als onderwerp voor deze blog, met meer aandacht voor mensen die buiten de boot vallen en betere waardering van cruciale functies? Het zou mooi zijn!
