Zomerklus op kantoor: ruim onnodige data op!
De zomervakantie staat voor de deur. Voor velen een moment om er even tussenuit te gaan, voor anderen een moment om ongestoord door te werken. Blijf jij deze zomer doorwerken? Dan is dit het perfecte moment om je digitale omgeving op te schonen. Het opruimen van onnodige data kan een verfrissende zomerklus zijn die niet alleen je werkplek opschoont, maar ook zorgt voor een efficiëntere werkomgeving. Daarbij is het ook een duurzame keuze voor jouw organisatie.
Duurzaam met data
“Een jaar lang iedere dag 20 e-mails versturen is even schadelijk als 1.000 kilometer autorijden per jaar.” Zo vertelde oud-minister Jacqueline Cramer tijdens een radio-uitzending van EenVandaag. Vaak denken we bij duurzame keuzes binnen organisaties aan het afzien van wegwerpbekers en bestek, maar vergeten we het belang van het opruimen van onze digitale werkplek. Toch is het juist belangrijk om bewust om te gaan met je dataverbruik. De ICT-sector draagt namelijk voor 3,9% bij aan de globale CO2-uitstoot. Dat is zelfs meer dan de luchtvaartindustrie. Dataverbruik is dus enorm schadelijk voor het milieu, maar het lijkt er niet op dat we bewust met onze data omgaan. Door onnodige data te verwijderen, verklein je niet alleen je digitale voetafdruk, maar draag je ook bij aan een duurzamere wereld. Het is een kleine stap die een grote impact kan hebben.
Aan de slag!
1. Plan een ‘digitale opruimmiddag’ in
Een georganiseerde aanpak is essentieel voor het effectief opruimen van je digitale omgeving. Plan een middag in om samen met je team oude en onnodige data te verwijderen.
- Verwijder (oude) mails: Begin met je inbox. Verwijder alle e-mails die je niet meer nodig hebt. Vooral e-mails met grote bestanden, video’s of afbeeldingen. Je kan makkelijk filteren op basis van bijlage in outlook.
- Ruim (oude) projectinformatie op: Projecten die al afgerond zijn, kunnen vaak digitale sporen achterlaten. Verwijder bijvoorbeeld oude Miro-borden, PowerPoints, Mentimeters, Canva-creaties, Presi’s of andere informatie die veel data bevat.
- Schoon je cloud-opslag op: Dubbele bestanden en verouderde documenten nemen onnodig veel ruimte in beslag. Ga systematisch door je cloud-opslag en verwijder alles wat niet meer relevant is.
2. Maak gebruik van pop-ups om grote bijlagen te beheren
Een eenvoudige manier om onnodige data te beheren is door in je mail gebruik te maken van linkjes naar bestanden, in plaats van een bestand als bijlage toevoegen. In sommige organisaties krijg je automatisch via een pop-up de mogelijkheid om grote bijlagen te vervangen door een link. Dit bespaart niet alleen ruimte, maar maakt bestanden ook gemakkelijker te delen en terug te vinden.
Voorbeeld van automatische pop-up zodra je een bestand als bijlage deelt, in plaats van een link naar de cloud.
3. Stel automatische verwijdering in
Automatisering kan een groot verschil maken in het beheer van je digitale data. Stel automatische regels in voor het verwijderen van tijdelijke bestanden die je niet meer nodig hebt, zoals in je downloads of prullenmand. Dit is niet alleen handig om je werkplek op te schonen, maar helpt je ook om data niet onnodig lang te bewaren zoals aangegeven AVG-wetgeving.
- Windows: Via deze link lees je meer over de opslaginstellingen van Windows.
- Mac: Voor het automatisch legen van je Prullenmand voor Mac lees je dat via deze link.
Duurzame digitale werkplek
Het opruimen van onnodige data hoeft geen vervelende klus te zijn. Door er een georganiseerde activiteit van te maken, kun je je werkomgeving aanzienlijk verbeteren en de efficiëntie verhogen. En door bewust om te gaan met je dataverbruik, draag je bij aan een duurzamere wereld. Dus, heb je nog geen vakantieplannen deze zomer? Maak dan gebruik van deze tips en ga aan de slag met het opruimen van je digitale werkplek.
