De Kindertelefoon: verandercommunicatie en interne communicatie versterken
Duurzame versterking op interne communicatie én verandercommunicatie voor medewerkers en vrijwilligers
Gemiddeld 700 vrijwilligers bij De Kindertelefoon en Alles Oké? Supportlijn bieden dagelijks een luisterend oor voor kinderen en jongvolwassenen in Nederland. Naast de belangrijke functie dat kinderen en jongvolwassenen op een veilige plek over ALLES kunnen praten, levert het ook informatie op over wat er speelt in hun belevingswereld. Signalen van kinderen en jongvolwassenen die De Kindertelefoon teruggeeft aan de maatschappij. In een snel veranderende maatschappij, waarin de vraag van kinderen en jongvolwassenen lastig te voorspellen is, is het belangrijk dat Stichting De Kindertelefoon zich flexibel en stevig organiseert. Waar alles eerst regionaal georganiseerd was, vraagt de huidige tijd om een landelijke organisatie. Hiermee wil de stichting goed en snel kunnen reageren op de veranderende behoefte van kinderen, jongvolwassenen, de vrijwilligers én betaalde krachten. Kortom, een toekomstbestendige Kindertelefoon.
Vanuit deze strategische invalshoek ondersteunde Orange Otters bij het versterken van interne communicatie in een veranderende organisatie.
Het resultaat
- Versterken interne communicatiekracht met:
- Een visie op interne communicatie
- Persona’s van vrijwilligers
- Toolkit voor medewerkers met praktische tips voor snellere, makkelijkere en betere interne communicatie
- Verandercommunicatie rondom de aangescherpte koers van De Kindertelefoon met:
- Workshop verandercommunicatie voor MT-leden
- Strategisch intern communicatie kader voor veranderprojecten
- Een veranderverhaal met praatplaat
- Vernieuwd intranet concept voor vrijwilligers ontwikkeld dat beter aansluit op de behoeften en wensen met:
- Nieuwe inzichten in behoeften en wensen van de vrijwilligers
- Pretesten van het vernieuwde intranet
- Adoptie- en governanceplan
Onze aanpak
Veranderverhaal
In onze aanpak staat werken in co-creatie centraal. Daarom zijn we via workshops aan de slag gegaan met bouwstenen voor een communicatieplan. Een van de middelen die daaruit voortkwam was een veranderverhaal. Met dit veranderverhaal ondersteunden we de leidinggevenden om medewerkers mee te nemen in de ingezette koers. Daarmee konden betaalde krachten op hun beurt vrijwilligers meenemen.
Interne communicatie versterken
Parallel versterkten we de interne communicatie. Met een interne communicatie scan brachten we de huidige situatie in kaart. Dit bracht mooie input om het gesprek op te starten over waar interne communicatie aan kan bijdragen. Zo ontstond een visie op interne communicatie. Ook verkenden we aanwezige data over vrijwilligers. Samen ontwikkelden we gedetailleerde persona’s. Zo werden verschillen inzichtelijk in wensen en behoeften in het werken bij De Kindertelefoon. Zo kan De Kindertelefoon zelf duurzaam interne communicatie richting de verschillende doelgroepen verbeteren.
Toolkit met praktische tips voor interne communicatie
In een organisatie communiceert iedereen. Daarom organiseerde de stichting een Landelijke Dag met alle betaalde krachten waarin de thema’s interne communicatie en samenwerking centraal stonden. Daarvoor ontwikkelden we een toolkit met praktische tips voor interne communicatie rondom de vier functies van interne communicatie.
Vernieuwd intranet concept
We sloten af met een verbetering van het intranet voor vrijwilligers. Dit deden we op drie niveaus:
- Functioneel: slimmere inzet van webonderdelen in SharePoint
- Structuur: logische inrichting van content door onder andere een nieuwe navigatie
- Inhoudelijk: scherpe toetsing op de inhoud van de content
Na het ophalen van de ervaringen, wensen en behoeften van het huidige intranet via interviews werkten we aan een contentstructuur voor de vernieuwde Hangout. Na het vullen van het vernieuwde intranet haalden we opnieuw feedback op en konden vrijwilligers het vernieuwde intranet testen.
