alle projecten

Gemeente Haarlem: verandercommunicatie Sociaal Domein

Vraag Gemeente Haarlem

In 2018 ontstonden na decentralisaties van het Rijk vier afdelingen bij de gemeente Haarlem: Werk en Inkomen (W&I), Schulden, Minima en Sociale Recherche (SMSR), Maatschappelijke Ondersteuning (MO) en Jeugd, Onderwijs en Sport (JOS). Deze afdelingen werden verantwoordelijk voor de ondersteuning aan inwoners met een hulpvraag. Denk aan het verlenen van uitkeringen, schuldhulpverlening, hulp in de huishouding of jeugdhulp. Het komt vaker voor dat je als inwoner te maken hebt met meerdere afdelingen. Hoe zorg je als gemeente dat inwoners goed op weg geholpen worden? Door te investeren in verbinding tussen de vier afdelingen. De vraag aan ons was dan ook: Hoe zorgen we via interne communicatie voor verbinding tussen de afdelingen in het Sociaal Domein?

Onze aanpak

Eerder is een veranderplan ontwikkeld via een bootcamp met bijna alle medewerkers van het Sociaal Domein. Daaruit kwamen de leidende principes voor het werken in het Sociaal Domein. Deze opdracht startte een jaar later met een nulmeting via verdiepende kwalitatieve interviews per afdeling, met zowel medewerkers van beleid als uitvoering. De resultaten toonden trends aan op vier vlakken:

1. Medewerkers kenden elkaar weinig buiten de eigen afdeling;
2. Er was minder kennis van het doel van het Sociaal Domein: er was meer identificatie met de afdeling dan met het domein. Sommigen twijfelden of ze onderdeel waren van het domein of niet.
3. Er was weinig kennisdeling: afdelingen zochten weinig contact over ontwikkelingen en expertise buiten hun eigen afdelingen.
4. Er waren twee stromingen in de mindset: sommigen namen we wet als basis voor hun handelen, anderen het perspectief van de inwoner.

Op basis van deze resultaten is een werkplan ontwikkeld. Het doel was om een inwonergerichte organisatie te stimuleren en faciliteren, waarin medewerkers binnen het Sociaal Domein weten voor wie, waarom en hoe er gewerkt wordt. Het plan bevatte interventies op basis van vier pijlers:

 

Het resultaat

Voor iedere pijler zijn interventies opgezet:

1. Communicatie

• Een maandelijkse nieuwsbrief Sociaal Domein: een voor medewerkers en een voor partners uit de stad. Zo lezen collega’s Sociaal Domein-gerelateerde onderwerpen vanuit de organisatie. Denk aan: updates per afdeling, collega’s in beeld via interviews; een gezamenlijke activiteitenagenda; en een boekenkast met lees- en kijktips. Het bereikt interne medewerkers en externe partners uit de stad. Iedereen die nieuw in dienst komt, ontvangt de nieuwsbrief en het bereikt ongeveer 550 partners uit de stad.
• Beheer van hygiënecontent op het intranet, zoals de pagina Sociaal Domein.

2. Kennis delen en samen leren

• Een Leeracademie Sociaal Domein: in deze academie worden domeinoverstijgende trainingen aangeboden, zoals cultuursensitief werken. In 2019 is hier een subsidie van ZonMw voor verkregen, als stimulans bij gebruik. Daarnaast geven collega’s maandelijks een uur Spotlights om online via Microsoft Teams elkaar bij te praten over lopende ontwikkelingen, zoals pilots in Vroegsignalering van schulden of Financiële ontwikkelingen in het Sociaal Domein. Tot slot worden vanuit de Leeracademie ook Netwerkbijeenkomsten georganiseerd voor partners uit de stad. Hier is het mogelijk voor de partners en collega’s uit de gemeente om verbindingen te leggen, maar ook om bij te praten over actuele onderwerpen, zoals de energiecrisis.
• Het introductieprogramma Sociaal Domein: twee keer per jaar volgen nieuwe medewerkers in het Sociaal Domein dit ochtendprogramma met alle afdelingshoofden van het Sociaal Domein. Hierin zien zij video’s van de verschillende collega’s in het domein, doen een pubquiz om hun kennis te testen en bespreken actuele casuïstiek om samen op te lossen. Aan het eind van de ochtend ontvangen zij een digitaal introductieboekje met alle informatie over het Sociaal Domein, inclusief de video’s en factsheets met wie je waarvoor benadert.
• De Week van het Sociaal Domein: een keer per jaar zorgen we met verschillende activiteiten voor meer inspiratie, kennisdeling over belangrijke thema’s in ons werk en ontmoeting met elkaar en de partners uit de stad en het dorp. Hiermee versterken we het werk voor de inwoner en elkaar.

3. Anders werken

• Trainingen in Omgekeerde Toets: Met het instrument leer je denken vanuit het te bereiken effect voor de inwoner, zonder de wet uit het oog te verliezen. Alle medewerkers uit het Sociaal Domein worden hierin getraind. Hier leggen we de basis voor het brede kijken naar vragen van inwoners.
• Werkgroep Cultuur & Communicatie: in deze werkgroep zijn collega’s van de verschillende afdelingen vertegenwoordigd. Zij komen maandelijks een uurtje bijeen om nieuws uit te wisselen voor de nieuwsbrief, mee te denken over het trainingsaanbod en signalen door te geven voor de afdelingshoofden in het Sociaal Domein.
• Oliemannetjes: medewerkers worden vaak geconfronteerd met complexe casuïstiek. Het komen tot integrale oplossingen in deze ingewikkelde situaties is niet altijd even makkelijk. De oliemannen en -vrouwen denken daarom met collega’s mee. Vanuit de Omgekeerde Toets wordt er gekeken naar de bedoeling en het effect dat een inwoner met zijn of haar vraag wil bereiken. Vervolgens kijken we gezamenlijk naar wat er nodig is om de situatie duurzaam te verbeteren en hoe dit past binnen de kaders van de wet.

4. Advies op maat

• De afdelingshoofden ontvingen cultuur- en communicatieadvies op maat. Bij binnengekomen signalen vanuit de medewerkers werd een voorstel gemaakt voor onderzoek en advies. Denk bijvoorbeeld aan luistersessies over een bepaald onderwerp en naar aanleiding daarvan advies hoe ermee om te gaan in de interne communicatie.

In 2022 is de opdracht afgerond en is de basis voor verbinding in het Sociaal Domein gelegd. De onderdelen worden momenteel geborgd in de organisatie.

Reactie van de opdrachtgever