GroenWest: op naar intranet 2.0
Vraag GroenWest
Begin 2017 lanceerde GroenWest haar social intranet: P!T. Dit intranet moest informatie en documenten vindbaar maken, kennisdelen bevorderen en door middel van sociale activiteit op het platform bijdragen aan de interne verbinding.
GroenWest wil drie jaar na de lancering een nieuwe impuls geven en meer structuur brengen in de ontstane wildgroei aan informatie. En vroeg Orange Otters om de organisatie te begeleiden naar P!T 2.0.
Onze aanpak
We begonnen met luisteren: met interviews en een organisatiebrede vragenlijst kwamen we erachter welke informatiebehoefte de organisatie heeft en hoe het zoekgedrag het beste ondersteund kan worden. Het probleem was helder, tijd voor een verbeterslag!
Er werd, op basis van een netwerkanalyse, een projectgroep geformeerd met sleutelfiguren. Deze projectgroep heeft de stip aan de horizon van P!T herijkt en eigenaarschap van verschillende facetten van het intranet (richtlijnen, content en platform) belegd. Ook is vastgelegd welke functionaliteiten van het intranet welke doelen dient. Tot slot heeft de projectgroep samen met de ontwikkelaar het platform een opfrisbeurt gegeven met een nieuw design.
Toen deze keuzes gemaakt waren en het vernieuwde platform stond, vloeide de projectgroep over in een redactie: het communiceren kon beginnen. Er werden tutorialfilmpjes gemaakt, en een heldere infographic. Daarnaast werd de redactie actief zichtbaar op het intranet, door regelmatig tips en tricks te plaatsen, of bereikbaar te zijn voor vragen.
Resultaat
Aan het eind van het project ligt er een (ver)nieuw(d) intranet, met heldere richtlijnen. Men weet welke functie waarvoor gebruikt kan worden, en als mensen hier vragen over hebben weten ze de redactie te vinden. Uit een nameting blijkt dat medewerkers het intranet na alle inzet met een 7.7 (benchmark: 6.9) beoordelen. Een uitstekend cijfer!
“Sander heeft met zijn inzet en advies ons social intranet weer een nieuwe impuls gegeven. Een impuls om onderling nóg meer kennis te delen en samen te werken via het intranet. En dat is gelukt!”
Adviseurs
Sander Dorst
Michael Meyer
