Het UAF: implementatie SharePoint-intranet + impuls kennisdelen

Fotograaf: Sahar Jahish 

Vraag het UAF

‘Kennis van betekenis’ is een begrip dat centraal staat binnen het UAF. Het is een belangrijk element van het werk. De wens van het UAF: een verbeterslag maken en gestructureerd aan de slag met kennismanagement. De vraag aan Orange Otters was: hoe zorgt het UAF ervoor dat kennisdeling een integraal onderdeel wordt van de dagelijkse werkzaamheden? Help ons bij het opzetten van een nieuw intranet en kennisbank in SharePoint. Daarnaast willen we advies in hoe we draagvlak krijgen bij medewerkers en daarmee kennis delen in de organisatie kunnen stimuleren. Graag gingen wij aan de slag om de interne communicatie mede via inzet van communicatietechnologie te verbeteren.

Het begon in 1948, toen een studentenopstand in Praag hard werd neergeslagen. Vijftig Tsjechische studenten en docenten vluchtten naar Nederland. Op initiatief van de Nederlandse universiteiten kregen zij de kans om hun studie en werk in Nederland voort te zetten. Dat was het begin van het Universitair Asiel Fonds, het UAF. Het UAF is ervan overtuigd dat íedereen die zijn kennis kan benutten, betekenisvol is in Nederland. Daarom maken ze zich daar sterk voor. Met hun kennis en ervaring adviseren en verbinden ze vluchtelingen, onderwijsinstellingen, (lokale) overheden en werkgevers.

Onze aanpak

Samen met het projectteam zijn Roosmarijn, Lisa en Sander aan de slag gegaan. Om tot een succesvol SharePoint-intranet te komen, startten we met een inventarisatie van wensen en behoeftes door een analyse van het bestaande intranet, interviews met medewerkers en een enquête. Op basis van de inventarisatie hebben we in SharePoint voorstellen gemaakt voor een ontwerp. Met een aantal medewerkers uit de organisatie hebben we gebrainstormd over de belangrijke elementen van het intranet en de kennisbank. Op basis van deze informatie hebben we het nieuwe SharePoint-intranet en de bijbehorende kennisbank gebouwd, genaamd: UAF Daily. Daily, omdat dit platform het dagelijkse startpunt van de medewerkers is.

Een belangrijk onderdeel van het proces was het trainen en kennis overdragen, zodat medewerkers begrip kregen van de mogelijkheden en zo snel mogelijk zelfstandig de content en structuur kon wijzigen en bijhouden. Dit was uitleg op maat en in het tempo dat paste bij het UAF.

Gedurende het traject hebben we ook consequent aandacht besteed aan een soepele livegang en de adoptie van de gebruikers. Zo bouwden we voor de livegang een testfase in, waarin medewerkers in verschillende functies het intranet testten. Na de creatieve livegang, dachten we mee over het bevorderen van kennisdelen. We deelden theorie uit gedragswetenschappen en hoe je zorgt dat kennis delen wél werkt. We brainstormden met medewerkers van het UAF over wat werkt bij het UAF. Uiteindelijk presenteerden we deze resultaten in een organisatiebreed webinar over kennis delen.

Resultaat

Het UAF heeft een nieuw toegankelijk intranet dat binnen budget is gerealiseerd. In een doorlooptijd van vijf maanden is het intranet succesvol gelanceerd. De informatie is goed gestructureerd en nieuws is eenvoudig te plaatsen. Het team kan zelfstandig verder werken en de gebruikers hebben een overzichtelijk en gebruiksvriendelijk intranet. Met een op maat gemaakte workshop en organisatiebreed webinar over kennisdelen heeft het UAF een goede basis en concrete ideeën uit de organisatie om kennisdelen te bevorderen.

Reactie van de opdrachtgever:

Blije medewerkers:

• “UAF Daily is zeer overzichtelijk, aantrekkelijk vormgegeven en biedt oneindige mogelijkheden.”
• “Een enorme verbetering ten opzichte van ons vorige intranet. Hier komt alles op samen.”
• “Informatie is eindelijk goed vindbaar en verzameld op één plek. Super!”