Huisartsenposten Oost-Brabant: implementatie SharePoint intranet
Foto © WHfotografie
Over de organisatie
Huisartsenposten Oost-Brabant is een instelling voor gezondheidszorg die gedurende avond, nacht en weekend garant staat voor niet uitstelbare huisartsenzorg. Bijna 600 huisartsen zijn aangesloten bij Huisartsenposten Oost-Brabant. De zorg wordt verleend vanuit zeven plaatsen: Eindhoven, Geldrop, Helmond, ’s-Hertogenbosch, Oss, Uden en Zaltbommel. Het verzorgingsgebied telt ruim 1,2 miljoen inwoners.
Het vraagstuk
De technische ondersteuning van het verouderde intranet (CMS Eskion) houdt op. Het bestaande intranet is omslachtig om te beheren en weinig gebruiksvriendelijk. De behoefte aan goede informatievoorziening is zeker ten tijde van COVID-19 groot. De organisatie is al overgestapt naar Office365 en het lijkt een logische keuze om het nieuwe intranet in SharePoint te bouwen.
De concrete vraag aan Orange Otters: kunnen jullie ons adviseren en begeleiden bij de implementatie van een nieuw intranet dat past bij onze gebruikers? Een intranet voor ongeveer 370 collega’s die in dienst zijn bij HAP. Of de 600 huisartsen ook toegang nodig hebben overwegen we nog. In eerste instantie is het intranet vooral een platform voor het delen van nieuws en als toegangspoort naar relevante software. We hebben vooral behoefte aan een goede basis om in de toekomst zelf verder te ontwikkelen. Het team van HAP wil graag zelfstandig de content kunnen gaan beheren en aanpassingen maken als dit nodig is.
Aanpak
Samen met het projectteam bestaande uit de communicatiemedewerkers, IT, kwaliteitsmanager en de servicemanager, zijn Sander en Roosmarijn aan de slag gegaan. Dit is het eerste project dat we volledig online hebben uitgevoerd. We kozen Teams als samenwerkingsplatform en voor de brainstorm- en werksessies hebben we gewerkt met Miro.
Om tot een succesvol SharePoint-intranet te komen zijn we gestart met een inventarisatie van wensen en behoeftes door een analyse van het bestaande intranet, een enquête en werksessies. Hieruit bleek dat het ook relevant was voor huisartsen en waarnemers om toegang te krijgen. Op basis van de inventarisatie hebben we in SharePoint voorstellen gemaakt voor een ontwerp. Naarmate duidelijk werd welke informatie op het intranet kwam konden we de structuur gaan bepalen. De documenten in de kennisbank, die nog op een apart systeem (iProva) draaide, bleken zeer relevant voor het intranet. In eerste instantie was dit out-of-scope om een snelle doorlooptijd te realiseren. Tijdens het project hebben we een afweging gemaakt en is besloten om de kennisbank te migreren naar SharePoint. De extra tijd die nodig was, was te overzien en de toegevoegde waarde voor het intranet was daarmee groot. SharePoint had alle benodigde functionaliteiten. Voor de (beperkte) aanpassingen die in SharePoint nodig waren hebben we samengewerkt met de SharePoint-specialist van Orangehill.
Een belangrijk onderdeel van het proces was het trainen en kennis overdragen, zodat het team begrip kreeg van de mogelijkheden en zo snel mogelijk zelfstandig de content en structuur kon wijzigen en bijhouden. Dit was uitleg op maat en in het tempo dat past bij het team of de individuen.
Gedurende het traject hebben we ook consequent aandacht besteed aan een soepele livegang, en de adoptie van de gebruikers. Zo bouwden we vlak voor de livegang een uitgebreide testfase in, waarin medewerkers in verschillende functies het intranet testten. Ook adviseerden we over geschikte communicatiemomenten, een creatieve lancering om aandacht te krijgen voor het nieuwe platform én doeltreffende boodschappen om mensen te informeren en enthousiasmeren. Ook dachten we mee over het geven van webinars na de lancering, zodat de livegang soepel zou plaatsvinden.
Resultaat
Huisartsenposten Oost-Brabant heeft een nieuw toegankelijk intranet dat binnen budget is gerealiseerd. In een doorlooptijd van vijf maanden is het intranet succesvol gelanceerd. De informatie is goed gestructureerd en nieuws is eenvoudig te plaatsen. Het team kan zelfstandig verder werken, en de gebruikers hebben een overzichtelijk en gebruiksvriendelijk intranet.
Reacties van de opdrachtgever:
“We hebben nu een Intranet dat aan de verwachtingen voldoet, een goede basis om verder te bouwen”
“Het intranet kan echt als het startpunt van het werk functioneren.”
“jullie hebben op een heel relaxte rustige manier het project gedaan en goed afgeleverd. We hebben nu echt een intranet dat past bij de HAP.”
“Goed gestructureerd project. Goed gestuurd, betrokken en goede resultaten.“
Blije gebruikers:
“Heel goed, ik ben er erg blij mee want is voor mijn functie echt superhandig dat alles zo goed vindbaar is. Wat een vooruitgang zeg.”
“Goede opzet, complimenten voor de bedenkers en makers! Vind er prima mee te werken, fijn dat alles bij elkaar staat.”
Adviseurs:
Sander Dorst
Roosmarijn Busch
In samenwerking met Orangehill voor SharePoint development
