NSPOH: visie op interne communicatie, kanaalstrategie en nieuw intranet
Vraag NSPOH
De NSPOH (Netherlands School of Public & Occupational Health) leidt professionals op in sociale geneeskunde buiten de ziekenhuismuren. Denk aan scholing voor GGD-, UWV-, bedrijfs-, forensisch of donorartsen. De organisatie heeft een flinke groei doorgemaakt van 60 naar ruim 100 medewerkers. Er was behoefte aan meer structuur in de interne communicatie; in de communicatiekanalen en specifiek aan een intranet.
De vragen waar wij mee aan de slag gingen: Hoe zorgen we dat collega’s informatie beter kunnen vinden? Hoe krijgen we meer overzicht in kanalen? En hoe gaan we om met veel communicatie die via WhatsApp verloopt? Kortom: help ons om de basis van interne communicatie te verbeteren. Help met goede informatievoorziening en het onderling kennisdelen. Door enerzijds een visie op interne communicatie te ontwikkelen, en anderzijds een SharePoint-intranet te te realiseren.
Onze aanpak
In een startsessie zijn we direct met het projectteam het project ingedoken. We gingen aan de slag met de wijsheid van een senior communicatieadviseur, kwaliteitscoördinator, ICT-consultant, onderwijskundige en een HR-adviseur, en aan onze kant Roosmarijn, Lisa en Salima. De aanpak startte met het ophalen van wensen en behoeften in de organisatie via een organisatiebrede enquête, luistersessies en diepte-interviews.
Me de uitkomsten vormden we met de projectgroep een visie op interne communicatie (Wat zijn onze leidende principes in het intern communiceren?) en de basis voor een sterkere kanaalstrategie, waarbij de kanalen beter de functies van interne communicatie ondersteunen: luisteren, informeren, dialoog en ervaren. Via een besluitendocument kon NSPOH een keuze maken in welke kanalen nodig waren en welke juist niet. Het eindresultaat was een duidelijke infographic voor alle collega’s. Daaruit blijkt: wat onze missie is, hoe communiceren wij hiervoor met elkaar? En welke kanalen gebruiken we waarvoor? Met deze informatie kon het SharePoint-intranet gebouwd worden.
Dit project hebben we grotendeels online uitgevoerd. Het laagdrempelig online afstemmen was erg tijdsefficiënt en zorgde dat we snel aan de slag konden. Daarentegen bleek ook dat live contact de kracht van samenwerken nog beter zou stimuleren. Een mooie les voor ons beide.
“Orange Otters helpen je met enthousiasme en actieve werkvormen om te kijken naar het grotere plaatje. Daarbij blijft de vaart erin zodat je vlot tot resultaat komt.
Zij zorgen voor een duidelijke structuur en advies over inbedding van een visie. Verder beschikt Orange Otters over veel kennis van best practices en deelden zij deze graag met ons, zodat we intern snel keuzes konden maken én zo snel aan de slag konden met het zelf opzetten van intranet.”
Senior communicatieadviseur NSPOH
Resultaat
- Leidende principes voor de interne communicatie;
- Een visuele infographic geeft richting aan het kanalengebruik;
- Een nieuw en duidelijk intranet en kennisbank in SharePoint.
Wat was het resultaat volgens de NSPOH? “Een prachtig intranet, een eerste aanzet voor een visie op interne communicatie, een kanaalstrategie, persoonlijke kennis (hoe een intranet in SharePoint op te zetten) en veel voldoening!”
