Wageningen University & Research: visie op interne communicatie
Vraag Wageningen University & Research
Wageningen University & Research (WUR) scoort al goed op het punt van medewerkerstevredenheid en engagement en wil dit structureler onderbouwen. Interne communicatie speelt daarbij een belangrijke rol. Interne communicatie is op verschillende plekken in de organisatie belegd. Er is behoefte om de initiatieven meer te structureren op basis van een overkoepelende visie op interne communicatie. Daarnaast groeit de vraag uit de organisatie naar ondersteuning vanuit (corporate) communicatie op het gebied van interne communicatie. WUR wilde daarnaast een goede analyse van de huidige en gewenste inrichting van interne communicatie en de kanalen die daarbij worden ingezet. Ook zocht WUR een aanzet voor een strategie met suggesties voor een plan van aanpak.
Wageningen University & Research richt zich op onderzoek en onderwijs in het domein van ‘gezonde voeding en leefomgeving’. De kracht van WUR is de bundeling van gespecialiseerde onderzoeksinstituten en de universiteit. Deze hechte samenwerking in verschillende natuur, technologische en maatschappijwetenschappelijke disciplines zorgt dat wetenschappelijke doorbraken snel naar de praktijk en het onderwijs worden vertaald.
Onze aanpak
Na een startsessie met het projectteam hebben we twee sporen bewandeld: een om te komen tot de visie op interne communicatie en een voor de kanaalstrategie.
Aanpak Visie op interne communicatie
Met een visie op interne communicatie creëer je duidelijkheid over de rol, tone of voice, gewenste kanalen en rolverdeling van interne communicatie. We zijn begonnen met een analyse van de huidige situatie aan de hand van interviews met verschillende leidinggevenden en luistersessies met een brede vertegenwoordiging van medewerkers. Deze analyse leverde aandachtspunten, maar ook suggesties voor verbetering op. In verschillende werksessies hebben we vervolgens de gewenste situatie geformuleerd. Deze gewenste situatie is vervolgens getoetst aan de reeds bestaande visie Marketing & Communicatie.
Aanpak Kanaalstrategie
Voor de kanaalstrategie hebben we samen met IT en Communicatie alle interne communicatie- en online samenwerkingsmiddelen in beeld gebracht. Daarnaast hebben we met een vragenlijst de tevredenheid naar de middelen onderzocht. De resultaten hebben we uitgewerkt in een dashboard interne communicatie. Dat gaf een goed beeld van de huidige situatie van de kanalen, doelen en functies en eigenaarschap. In een bouwsessie hebben we vervolgens de visie op interne communicatie gecombineerd met de beschikbare communicatievormen; past de huidige mix bij de nieuwe visie? In een werksessie met verschillende medewerkers van communicatie, ICT en HR hebben we gekeken welke kanalen en middelen WUR waarvoor gaat inzetten om de visie te bereiken.
Resultaat
Met de visie op interne communicatie en de daarin opgenomen leidende principes creëert WUR een kader om interne communicatie in de organisatie te integreren. Het benadrukt de rol van interne communicatie en vormt de basis voor een herkenbare communicatie- en kanaalstrategie. Daarnaast biedt het een leidraad voor de diverse communicatierollen en de resultaatgebieden van de communicatie-professionals.
Reactie van de opdrachtgever
Als je als marketing- en communicatiefunctie in een academisch wetenschappelijke omgeving volop in beweging bent, is het fijn daarin op te trekken met een bureau dat én helpt bij de gedachtenvorming én helpt die ontwikkeling ook functioneel te maken. Orange Otters bracht die hulp: scherp, creatief, zeer structureel en positief. Bovendien zijn Huib, Roosmarijn, Sander en Krista ieder met hun eigen persoonlijkheid en expertise de motor achter het proces. Ook de ervaring die ze meebrengen vanuit vergelijkbare organisaties maakte de gesprekken makkelijk. We hebben nog best veel te doen bij WUR; de grondige analyse en de basis die Orange Otters heeft gelegd om op verder te bouwen, zijn daarbij essentieel.
