Social intranet nu: voor alle leeftijden, maar echte dialoog blijft achter
Onderzoek
Volgens Gartner (technologisch onderzoeksbureau) zullen we binnen enkele jaren onze werkinformatie uit de cloud krijgen via maatwerkapps op je mobieltje. De verwachting is dat in 2020 meer dan 50% van de kennisuitwisseling zal plaatsvinden via mobiele apps. En dat die informatie meer beeld dan tekst zal zijn. Technisch zijn er dus prachtige ontwikkelingen op komst.
Maar hoe gebruiken we de techniek die nu al beschikbaar is, zoals het social intranet? Social intranet is ook geïntroduceerd om makkelijker kennis te delen en om de voordelen van social media binnen de organisatie toe te kunnen passen. Technisch kan er dus al veel. Maar hoe worden die sociale intranetten daadwerkelijk door medewerkers gebruikt? En is dit gelijk voor alle organisatieculturen of zitten hier verschillen in? Reden om een onderzoek te doen. Orange Otters heeft samen met Embrace bij ruim 40 organisaties enquêtes uitgezet en bij ruim 15 organisaties betrokkenen nader geïnterviewd.
Geen dialoog, wel agendasetting
Technisch kan er veel, maar in gebruik is nog geen sprake van de optimale “digital workplace”. Social intranet heeft zeker geleid tot de mogelijkheid dat communicatie op veel meer plaatsen in de organisatie kan beginnen. Maar gek genoeg leidt dat nog niet tot een digitale dialoog. Hoogstens tot agendasetting. De medewerkers in de top van de communicatie-ijsberg (de ‘conversationalists’ en ‘critics’ van de participatieladder) signaleren nieuwe ontwikkelingen en zetten die op het intranet. Vervolgens wordt daar in veel organisaties op het intranet zelf weinig op gereageerd. Als het echt interessant is, vindt het vervolggesprek niet op intranet plaats, maar klassiek bij het koffieapparaat. Social intranet heeft dus meer de rol van agendasetter in de discussie, dan als discussieplatform.
Over afdelingsgrenzen heen
Er is ook goed nieuws. Social intranet leidt in veel organisaties tot platformen waar teams en projectgroepen makkelijk kennis kunnen vinden en delen. Nog wel meer vinden dan delen, maar het is een begin. Ook volgen die groepen steeds minder de standaardstructuur van de organisatie en worden de mogelijkheid van extranetten met partners en klanten steeds meer ontdekt.
Toegang tot kennis in de organisatie
Veel organisaties willen met social intranet kennis in de hoofden van mensen ontsluiten. Het smoelenboek 3.0. Dat valt tegen. In sommige organisaties is nog steeds gedoe met het toevoegen van goede foto’s, laat staan dat men collega’s durft te taggen en aan te bevelen. Wel werd in een groot deel van de interviews gezegd dat je door het social intranet betere toegang hebt tot de algemene kennis in een organisatie. Het stellen van vragen op een social intranet werkt vaak goed en levert vaak veel sneller bruikbare antwoorden op. Je kunt door het social intranet dus veel beter gebruikmaken van the wisdom of the crowd.
Voor jong en oud
Eén barrière is in ieder geval wel geslecht: oudere medewerkers gebruiken het social intranet net zo intensief als de jongere collega’s. Die winst is in ieder geval binnen. Een eerste conclusie uit het onderzoek: het lijkt erop dat de informatiekant op social intranet is versterkt, maar dat de dialoog en deelfunctie nog veel meer aandacht verdienen. Digitale ondersteuning is leuk, maar uiteindelijk is voor het delen van kennis meer nodig.
Lees ook het blog over social intranet: verbied interne emails
