8. De uitvoering van verandercommunicatie
Scrums en sprints
Als alles goed is voorbereid is het tijd voor de uitvoering van verandercommunicatie. De activiteiten concreet uitrollen. Als is gekozen voor een SCRUM-aanpak, delen we deze fase in verschillende sprints in en werken we elke sprint apart uit .
De basisprincipes van de SCRUM zijn de volgende: we werken met makkelijk bij te stellen acties. Interventies plannen we in afzienbare ‘sprints’ van twee tot vier weken. Met korte intervallen reflecteert het team tijdens zo’n ‘sprint’, men noemt dat ‘scrummen’. We streven daarbij naar zoveel mogelijk co-creatie met bepalende stakeholders voor het optimale resultaat. Aan het eind van iedere sprint evalueren we: naar de sprint zelf, en naar de ambitie. De (interne) opdrachtgever participeert in de ontwikkeling.
Face-to-face
Echte communicatie over verandering begint niet bij het verspreiden van nieuws, maar met een gesprek: de dialoog tussen teamgenoten, informatie-uitwisseling tussen specialisten van verschillende teams en gesprekken met anderen in de organisatie over de verandering in de organisatie. De dialoog is nodig. Het beste gesprek vindt plaats als mensen elkaar kunnen zien. Face to face, van gesprekken tot stand-ups voor scrums, teammeetings of luistersessies. Met de doorbraak van online media zijn er ook veel digitale vormen van dialoog te bedenken. Met name op teamsites kan de dialoog op teamniveau prima worden ondersteund.
Trap bij verandercommunicatie niet in de valkuil: “we hebben het nu al 3 keer verteld, nu weet iedereen wel”. Blijf de centrale boodschap herhalen. Anders denken de collega’s dat de uitvoering van verandercommunicatie is “overgewaaid”.
Uitvoering van verandercommunicatie: de processen
Benoem ook de processen waarin geïllustreerd wordt hoe content tot stand komt, hoe redactionele processen zijn bepaald maar ook waar de technische processen en ICT-ondersteuning worden gedefinieerd. Denk bijvoorbeeld aan het nieuwsproces: wordt nieuws ‘gehaald’ of schrijven meerdere mensen in de organisatie mee naar nieuws? En zo ja, hoe worden teksten dan aangeleverd?
