Vernieuw de communicatieafdeling in 7 stappen. Stap 4: Verbeter de communicatiekracht!
Nog steeds staan communicatieafdelingen onder druk. De rol van de communicatieprofessional verandert. In ‘7 stappen’ kun je je afdeling nieuw leven inblazen. Stap 4 is de meest complexe want het versterken van de communicatiekracht van jouw organisatie heb je natuurlijk niet 1-2-3 geregeld. Ik ben nu ruim een jaar betrokken bij zo’n proces. We zijn goed op weg, maar zeker nog niet klaar. Ik schets in deze blog graag de aanpak en ga in volgende blogs op deelprojecten in.
Stap 4: Verbeter de communicatiekracht
Als communicatieafdeling zit je vaak in een dilemma. Je bent in de loop der jaren eigenaar geworden van domeinen die logisch onder communicatie vallen. Van publiceren op website en intranet tot en met de organisatie van corporate events. Je bent dagelijks druk met al die domeinen en kunt er weinig bij hebben. Laat staan dat je aan meer strategische reflecties toekomt en je interne netwerk kunt onderhouden. Herkenbaar?
Mijn advies aan organisaties die in een dergelijke situatie zitten is vaak: zoek de oplossing niet in het uitbreiden van fte voor de afdeling communicatie. Sorry collega’s! Maar meer: verleg de communicatiefunctie. Zorg dat velen in de organisatie zelf communicatietaken kunnen vervullen. De communicatieprofessionals krijgen daardoor uiteindelijk een andere rol, meer coachend en faciliterend en vooral meer strategisch inzetbaar.
Door de communicatiekracht van de organisatie te versterken bereik je nog meer positieve effecten. Een eerste is dat de hoeveelheid communicatie toeneemt omdat er meer collega’s bij betrokken zijn. Je kunt aan meer gesprekken deelnemen. Je geeft een impuls aan goede content vanuit de organisatie. Een tweede effect is dat de corporate communicatie persoonlijker en directer kan worden, waardoor de waarde ervan toeneemt. (Want van de corporate opgeklopte en dichtgetimmerde verhalen wordt echt niemand meer warm, toch?)
Nu de hamvraag: hoe versterk je de communicatiekracht van jouw organisatie? Ik stipte het net al aan. Dat gaat stap voor stap. Ik geef ze op een rij.
- Inventariseer bestaande taken en geef daarbij aan welke collega’s die ook kunnen doen.
- Hou jezelf een heldere spiegel voor. In hoeverre is het belangrijk dat je de controle over van alles moet hebben. Organisatie evenementen? Bewaken huisstijl? Posten via corporate social media? Webcare? Presentaties? Want je zult wel afstand moeten doen van stokpaardjes. Daardoor zet je de hefboom in werking naar meer communicatiekracht en meer content. Vertrouwen, coachen en faciliteren worden de sleutelwoorden.
- Beleg –vanzelfsprekend via de juiste lijnen- taken bij collega’s en ontwikkel faciliteiten waardoor die collega’s ook makkelijk uit de voeten kunnen: draaiboek events, lijst met in te huren externen, toolboxes en trainingen.
- Begeleid die collega’s. Organiseer impulsbijeenkomsten social media, organiseer trainingen zoals voor storytelling, webcare, klantgericht schrijven en luisteren. Dit is de fase waar je rustig twee jaar voor uit kunt trekken. Het moet landen bij je collega’s. Het kost tijd om ze te coachen en ze in het begin waar nodig individueel te helpen.
- Richt je steeds meer op jouw nieuwe rol. Gebruik de extra tijd die je krijgt om vooruit te denken over strategische dossiers, intensiever samen te werken met andere afdelingen, de omgeving en mogelijke issues te monitoren. Laat steeds meer zien wat je echte toegevoegde waarde is.
Michael Meyer
