Social intranet nu: verbied interne emails
Uit het onderzoek naar het gebruik van social media in verschillende bedrijfsculturen kwam een voor mij teleurstellende uitslag: ondanks de opkomst van social intranet is email nog steeds ongekend populair. De hoeveelheid email lijkt zelfs te zijn toegenomen. Het succes van social intranet kan daarmee sterk worden ondermijnd.
Twee jaar terug had ik al een discussie met Michiel Daalmans, creatieve professional in communicatie met een bovenmatige interesse in de toepassing van Yammer. We kwamen toen tot de conclusie dat er eigenlijk twee strategieën waren om social intranet tot een succes te maken. In deze blog een reconstructie van de discussie.
Olievlek-strategie
Mijn eerste voorkeur ging uit naar de olievlek-strategie. Je begint met faciliteren: zorgen dat iedereen in de organisatie de kans krijgt om kennis te maken met de mogelijkheden van social intranet. Bijvoorbeeld met behulp van lunchbijeenkomsten waarin de mogelijkheden worden toegelicht. Vervolgens probeer je het iedereen zo makkelijk mogelijk maken. Wat helpt: een team inzetten dat bij iedereen langsgaat om basisinformatie te installeren. Zodat achtergrondinformatie en avatar-foto van iedere medewerker helemaal top is. En stimuleer dat medewerkers gebruik maken van groeps- en teampagina’s. Initiatieven die van de grond komen worden vervolgens zoveel mogelijk gekoesterd, zodat ze daadwerkelijk tot leven komen en zelfstandig kunnen bestaan. Door het succes van de voorbeelden breder in de organisatie te verspreiden, is de kans groot dat steeds meer mensen er gebruik van gaan maken. Werkt deze aanpak? Onvoldoende. In sommige gevallen blijft het bij de eerste initiatiefnemers, en valt het gebruik van de dialoog mogelijkheden terug. Ook het nieuwe onderzoek toont aan dat het gebruik van de digitale dialoog achter blijft.
Gewoontedieren
In het gesprek met Michiel werd mij duidelijk dat er ook een andere strategie mogelijk is. Michiel is van mening dat het spontaan gebruiken van social intranet niet zal gebeuren, omdat medewerkers daarvoor een ander systeem aan moeten leren. Ze moeten eerst over een hobbel heen, voordat ze op termijn de voordelen in gaan zien. Omdat het wat tijd kost om het te leren gebruiken, zal men blijven kiezen voor het sturen van de vertrouwde email. De mens is en blijft een gewoontedier. Als je de olievlek-strategie hanteert, zal de vlek niet groot genoeg worden. Alleen de early adopters zullen het overnemen, daarna stokt het.
Werken in 2 parallelle communicatiesystemen is ook hinderlijk. De een gebruikt mail, de ander de chatgroep: dat schept onduidelijkheid en werkt niet prettig. De conclusie wordt dan al snel dat het nieuwe (in dit geval social intranet) niet goed werkt. Pilot afsluiten en weer veilig doen wat we deden, lekker mailen.
De email-verbodsstrategie
De enige manier is email verbieden! Alleen door een oude weg af te sluiten, probeert men een nieuwe. Een resolute methode, maar misschien is er wel wat voor te zeggen. Door interne email te verbieden, moet iedereen wel overstappen op Yammer en andere vormen van social intranet. Documenten worden centraal opgeslagen, wijzigingen zijn zichtbaar en je kunt zien wie wat heeft aangepast. De hele CC-cultuur wordt hiermee overbodig.
Welke strategie kiezen jullie?
We denken te vaak dat alleen communicatie tot gedragsverandering zal leiden, maar dat kan ook anders. Met een wortel en stok-methode, of met dwang. Dat regels kunnen leiden tot gedragsverandering zie je al met het invoeren van het rookverbod. Op werkplekken is het roken pas echt gestopt toen het werd verboden. Wat natuurlijk scheelt, is dat iedereen overtuigd was van de nadelen van roken. De nadelen van email en de voordelen van het gebruik van social intranet zullen dus helder moeten worden gebracht voordat een verbodsstrategie kan worden ingevoerd.
Wat denken jullie. Welke strategie heeft jullie voorkeur? Is het verbieden een optie? Past een verbodsstrategie bij het invoeren van social media? Ik ben benieuwd naar jullie ervaringen.Lees ook: Social intranet nu: voor alle leeftijden, maar echte dialoog blijft achter
