alle blogs

Onboardingprogramma juist nu belangrijk: 11 tips

Als je investeert in een onboardingprogramma voor nieuwe collega’s heb je hier op de lange termijn profijt van. Als je met de interne communicatie bezig bent is het een logische stap om dit onderwerp mee te nemen. Als je het goed doet, zorgt het voor grotere betrokkenheid en betere prestaties van de nieuwe collega. Door het thuiswerken en hybride werken is aandacht voor een gestructureerd programma extra belangrijk geworden. Maar wat is er nodig voor een effectieve onboarding bij thuis- en hybride werken? In dit artikel vertaal ik mijn inzichten uit recente projecten naar 11 relevante tips voor het inwerken van nieuwe collega’s.

Voordat ik de tips in detail ga bespreken, ga ik eerst in op het belang van goede onboarding.

Wat is het belang van goede onboarding?

Onboarding begint op het moment dat het contract met de nieuwe medewerker is getekend en duurt zeker 100 dagen vanaf de eerste werkdag. Onboarding is het proces waarin nieuwe medewerkers de organisatie, hun team en hun rol leren kennen. Met als doel dat ze zich thuis en betrokken voelen en een actieve bijdrage leveren. De kunst is om op het juiste moment de juiste informatie of activiteiten aan te bieden. Op die manier zorg je ervoor dat nieuwkomers zich snel thuisvoelen. Zo zullen zij sneller van toegevoegde waarde zijn voor de organisatie en bevorder je engagement.

Een onzorgvuldig proces heeft negatieve gevolgen voor de organisatie en de nieuwe medewerker. Uit onderzoek blijkt dat bijna een op drie nieuwe medewerkers de organisatie verlaat voor het einde van het eerste jaar. Hierdoor zijn de verloopkosten voor de organisatie hoger. Gemiddeld genomen zijn nieuwe medewerkers pas na een jaar net zo effectief als hun voorganger. Het is dus waardevol om te investeren in een goed inwerkprogramma.

Onboarding tijdens hybride werken

Als gevolg van COVID-19 zal het hybride werken ook in de toekomst normaler worden. Het zoeken naar verbinding is voor iedereen die op afstand werkt een uitdaging. Voor nieuwe medewerkers is online onboarden extra uitdagend. Je bent nog niet bekend met het netwerk en de ongeschreven regels van de organisatie. Je kunt niet zo eenvoudig “afkijken” bij collega’s. Je hoort veel minder spontane, informele gesprekken tussen collega’s. Je kent de kantooromgeving niet die een indruk geeft van de sfeer en gebruiken. Je ruikt en proeft je nieuwe werkomgeving niet, omdat je werkt vanuit je thuiskantoor. In een ongunstig geval heb je jouw teamgenoten alleen nog maar in formele online meetings gezien.

Is de onboarding aangepast naar hybride werken?

Bestaande onboardingprogramma’s zijn niet voldoende ingericht op thuiswerken en hybride werken. Zo organiseerde een internationale organisatie ieder kwartaal een driedaagse waarbij alle nieuwe collega’s naar Amsterdam vlogen. Toen dit programma niet meer georganiseerd kon worden, bleven nieuwe collega’s met veel vragen zitten. Er was niet direct een online alternatief beschikbaar. Vaak is een onderdeel van het programma samen lunchen, een rondleiding door het gebouw en je collega’s een hand geven op je eerste werkdag. Ook dit is lastig bij thuiswerken. Een gevolg is grotere onzekerheid en onduidelijkheid, een langere aanlooptijd voordat iemand toegevoegde waarde kan bieden en dus ook grotere kans op uitval en verloop.

Indirecte tactieken zijn online lastig

Een ander interessant gegeven las ik in het boek Interne Communicatie van Huib Koeleman (2018). Medewerkers die nieuw zijn in de organisatie, durven een maand of twee open vragen te stellen. Daarna krijgen de nieuwkomers het idee dat ze het eigenlijk wel zouden moeten weten. Ze gebruiken dan indirecte tactieken waaronder observatie en meeluisteren om die informatie alsnog te krijgen (Jablin & Miller, 1991). Deze tactieken zijn juist nu lastig toe te passen. Het is dus des te belangrijker om een zorgvuldig inwerkprogramma te bieden, zodat de belangrijkste vragen al worden beantwoord en waarbij ruimte wordt gecreëerd om ook na twee maanden nog vragen te stellen.

Oké, het is dus duidelijk dat er behoefte is aan een goed inwerkprogramma. Maar waar bestaat het uit? Graag deel ik de tips voor een goed onboardingprogramma.

11 tips voor het onboardingprogramma

1. Luister naar je medewerkers

Ken jij de behoeften en wensen van nieuwe collega’s? Voor het opstellen van een onboardingprogramma is het goed om te snappen welke behoeften de nieuwe collega heeft in de verschillende fasen van het onboarden. Breng deze in kaart via interviews en/of een enquête. Dit geeft je vaak verhelderende inzichten is mijn ervaring. Vraag daarbij ook naar de ervaringen en behoeften van de managers die een grote rol spelen bij onboarding.

2. Faseer en visualiseer het onboardingprogramma

Maak vervolgens een heldere fasering van de employee onboarding journey. Wanneer begint het, wie zijn erbij betrokken, wat wil je bereiken en wanneer is het klaar? Het helpt om per fase een aantrekkelijk doel te formuleren waar je samen voor gaat, in een formulering die past bij jouw organisatie. Dan weten alle betrokkenen waar ze het voor doen. Bij preboarding kan je bijvoorbeeld als doel stellen: de nieuwe medewerker is enthousiast en staat te popelen om te beginnen. Dit biedt duidelijkheid en heldere verwachtingen. Een goede visualisatie ervan maakt het communicatief.

3. Zorg voor verbinding

Het risico op eenzaamheid voor nieuwe medewerkers is al vrij groot (Harvard), maar voor nieuwkomers die thuiswerken is dit extra groot. Voorzie in de behoefte aan verbinding. Organiseer formeel en informeel contact. Besteed extra aandacht aan ‘wie is wie’ en de organisatie als netwerk. Als je nieuw bent in een organisatie weet je niet waar je moet zijn voor al je vragen en wil je weten wie, wie is. De volgende middelen kunnen helpen:

• Een organogram;
• De belangrijkste contactpersonen op een A4 organisatiebreed, maar ook specifiek per functie. Maak dit visueel door bijvoorbeeld een netwerk te tekenen;
• Veelgestelde vragen over faciliteiten, IT of bijvoorbeeld vergaderruimtes boeken;
• Een smoelenboek: up-to-date online profielen in bijvoorbeeld Delve (Microsoft 365), Workplace of het intranet.

Daarnaast gaat het informele contact tijdens thuiswerken lastiger dan anders. Plan informele momenten. Veel aandacht gaat automatisch naar formele communicatie, maar de behoefte aan verbinding ligt vooral ook in de informele communicatie. Denk aan: wandeldates met teamleden, online quizzen, virtuele ontmoetingen met andere nieuwe collega’s, deelname aan de virtuele koffiecorner of een online escape room. Dit zijn activiteiten die voor de hele organisatie interessant kunnen zijn, maar vooral voor nieuwe collega’s is die behoefte groot.

Bouw een community. Als je organisatie groot genoeg is, dan is het fijn om meerdere nieuwe collega’s aan elkaar te koppelen. Je kunt dan een soort jaarclubs maken. Als je een online community hebt, dan nodig je de nieuwe medewerkers uit voor een groep waarin ze elkaar ontmoeten en afspreken. Afhankelijk van de instroom maak je groepen per maand, kwartaal of per jaar. Kijk ook ter inspiratie naar hoe je Workplace kunt inzetten voor onboarding: Workplace voor onboarding.

Meer weten over dit onderwerp? Lees ook het blog van Lisa: De kracht van verbinding – 7 tips voor betere online werkrelaties in je team

4. Bekijk het grotere geheel

Ga in gesprek over ambities van de organisatie en de kernwaarden, over hoe de rol van de nieuwe medewerker in het grotere geheel past. In eerdere interviews bij een vrij complexe organisatie kwam juist dit punt naar voren; behoefte aan een uitleg van de context en de spelers van de organisatie. Geef hierbij ruimte om te praten over wensen en verwachtingen. Sta open voor inbreng van nieuwe collega’s en betrek het hele team erbij. Ook de bestaande collega’s zijn nieuwsgierig naar hun nieuwe teamgenoot. Het hebben van een goede corporate story helpt hierbij. In dit verhaal vertel je wat je doet, waarom je dat doet, waar je vandaan komt en waar je heen gaat. Herhaal dit gesprek meerdere malen in het eerste jaar.

5. Maak kernwaarden zichtbaar

Kernwaarden op papier zijn voor meerdere interpretaties vatbaar. Breng kernwaarden tot leven door het gewenste gedrag te benoemen en voorbeelden te delen. Door te laten zien welk gedrag kenmerkend is volgens collega’s, krijgt een nieuwkomer gevoel bij de kernwaarden. Koeleman deelde in zijn boek de case van Philips Medical Systems (PMS). Zij organiseerden een wedstrijd waarbij iedereen via zelfgemaakte filmpjes voorbeelden van kernwaardengedrag aan kon leveren, waarna collega’s de beste voorbeelden konden kiezen. Zo komen kernwaarden tot leven en blijven het geen loze kreten op papier.

Of, een leuk project waar mijn collega aan werkt bij een gemeente, verzamel met een vragenlijst hoe medewerkers invulling geven aan de kernwaarden en maak hier een magazine van. Verstuur deze naar nieuwe medewerkers: zo krijgen zij het DNA van de organisatie op de deurmat! En ook leuk om iets tastbaars te krijgen, in de digitale wereld van de coronapandemie. Nog een ander mooi voorbeeld komt van IKEA: een fotoboek toont medewerkers met hun favoriete IKEA-product met daarbij een uitleg van wat dat product zegt over de waarden van de organisatie.

6. Doseer de inhoud

Het grote risico is dat je een nieuwe collega overlaadt met te veel informatie. Doseer en voorkom dat je de nieuwkomer overspoelt met informatie. In eerdere interviews die ik heb gehouden, gaven nieuwe medewerkers aan dat de eerste periode overweldigend is. Ook viel het me op dat de introductiedagen veel presentaties bevatten, die je ook in een andere vorm kunt aanbieden. Mijn advies is om ruimte te bieden aan de medewerker om zelf de volgorde samen te stellen. De autonomie draagt bij aan het vergroten van vertrouwen. Timmer de eerste week dus niet helemaal dicht. Laat ruimte in het programma en focus op het uitleggen van waar iemand iets kan vinden, zodat degene ermee aan de slag kan als het uitkomt. Doe face-to-face wat moet, digitaliseer wat kan en bied dit aan op intranet of als e-learnings.

7.Bied overzicht van communicatiemiddelen

Als je nieuw bent in de organisatie krijg je te maken met nieuwe systemen en communicatiemiddelen. Ik zie helaas te vaak dat er weinig overzicht wordt geboden. Welke middelen zijn er beschikbaar voor welk doel? Je kunt hier handige infographics van maken. Enerzijds vanuit het middel gedacht, maar misschien nog beter, vanuit de vraag van de medewerker gedacht. Ik ben van mening dat dit onderwerp uitgebreider aandacht verdient. Het is een vraagstuk dat breder in organisaties speelt en niet alleen bij nieuwe medewerkers. In een volgend blog ga ik hier graag dieper op in.

8. Maak slim gebruik van bestaande middelen

Bij het verbeteren van de communicatie tijdens de onboarding bestaat de neiging om nieuwe middelen te in te zetten, zoals een externe app. Mijn advies is om eerst goed te kijken naar welke middelen er al zijn en deze te optimaliseren. Wellicht dat een app van toegevoegde waarde is, maar een aanpassing op het huidige intranet is mogelijk een betere eerste stap. Vervolgens kun je inventariseren wat er nog ontbreekt en ontwikkelen in aanvulling op wat er al is.

Zo heb ik bij een recent project gebruik gemaakt van Microsoft 365 voor de digitale checklist. Trello is ook een heel geschikte app om een digitale checklist voor onboarding mee te maken, zoals ik in de volgende tip toelicht. Vaak is er meer mogelijk met bestaande tools, dan wat er al uitgehaald wordt.

9. Ontzorg (de manager)

Bij het inwerken van een nieuwe medewerker komt veel kijken. Allerlei praktische zaken moeten geregeld worden. Een van de grootste obstakels voor een succesvolle onboarding is de beperkte beschikbaarheid van de manager. Ontzorg dus de manager, zodat hij/ zij echt tijd heeft voor de persoonlijke aandacht en het regelwerk zoveel mogelijk kan uitbesteden.

Een dynamische checklist biedt hierbij uitkomst. Het geeft overzicht en werkt als leidraad. Het is mogelijk om hiervoor Tasks van Microsoft in te zetten of Trello. Zorg dat je een master checklist hebt, die als kopie beschikbaar komt voor een nieuwe collega en alle betrokkenen (manager, medewerker en buddy), zodat iedereen zicht heeft op de acties die gedaan moeten worden. Het geeft ook de medewerker goed overzicht wat er verwacht wordt. Door het samen te bespreken, kan de nieuwe medewerker het vervolgens naar eigen invulling aanpassen. Dit werkt veel communicatiever dan een Excel-lijst die helaas nog vaak voorkomt in organisaties.

Er zijn ook bots beschikbaar die je kunt koppelen aan Teams of Slack, die hierbij een rol kunnen spelen. Donut for Onboarding is een leuk voorbeeld voor als jouw organisatie Slack gebruikt. Hiermee stuur je geautomatiseerd berichten naar de nieuwe medewerker, buddy of manager volgens een schema. Dit kan informatie, vragen en taken bevatten.

10. Benader onboarding als teamwork

Bij een succesvolle onboarding zijn veel personen betrokken. De manager, personeelsfunctionaris, een buddy, teamgenoten en andere collega’s. Voor het optimaliseren van het programma is het van belang om goed samen op te trekken als HR, communicatie, facilitaire zaken en leidinggevenden. Uit onderzoek blijkt dat de betrokkenheid van de manager/leidinggevende uitermate belangrijk is voor de bevlogenheid en het geluk van de medewerker. Bij het ontwikkelen van het onboardingprogramma is het de uitdaging om juist ook de managers goed te betrekken en het samen met hen te ontwikkelen. Zij zijn namelijk verantwoordelijk voor het uitvoeren van het programma.

11. Evalueer en blijf luisteren

Zorg dat je voldoende evaluatiemomenten inbouwt, blijf luisteren en stuur bij waar nodig. Dit is zowel voor de nieuwe medewerker als voor de organisatie van belang. Evalueren is meer dan een keer in het jaar een functioneringsgesprek houden of een evaluatie doen na de inwerkperiode. Plan als manager minimaal evaluaties in na de eerste werkweek, na de eerste maand en ook na de proefperiode. Een veilige en open sfeer is hierbij belangrijk. Als blijkt dat de match er niet is, dan hebben beide partijen er het meeste aan als dit open wordt uitgesproken.

De wereld is continu in verandering. Een onboardingprogramma zal ook nooit helemaal af zijn en iedere nieuwe medewerker is anders. Het is dus ook belangrijk de effectiviteit van het inwerkprogramma te meten. Dit is vaker op initiatief van HR. Het helpt om de evaluaties te structureren met regelmatig kleine metingen. Bij AG Insurance noemen ze deze PulseChecks. Denk aan een serie korte vragenlijsten vanaf het tekenen van het contract tot en met een half jaar. In dat geval krijg je zicht op de eventuele gemiste kansen, verbeterpunten en op wat er echt goed gaat. Belangrijk is dat het bij HR geagendeerd staat om uitkomsten te analyseren en bespreken met managers waar nodig. Zo kan HR en de rest van de organisatie doelgericht werken aan een ideale employee experience.

Tot zover mijn tips. Ik zet ze nog even voor je op een rij:

De 11 tips voor een succesvol onboardingprogramma

• Luister naar je medewerkers
• Faseer en visualiseer
• Zorg voor verbinding
• Bekijk het grote geheel
• Maak kernwaarden zichtbaar
• Doseer de inhoud
• Bied overzicht van communicatiemiddelen
• Maak slim gebruik van bestaande middelen
• Ontzorg (de manager)
• Werk als team HR, Communicatie en managers
• Evalueer en blijf luisteren

Aan de slag

Ik hoop je met bovenstaande geïnspireerd te hebben om ook voor jouw organisatie aan de slag te gaan met het verbeteren van het inwerkprogramma. Heb je nog aanvullende tips? Stuur me vooral een bericht.